3 Ciri tersembunyi di outlook.com untuk meningkatkan produktiviti

Sekiranya anda menggunakan e-mel Outlook dengan kerap, ini mungkin kerana anda sekurang-kurangnya merupakan manusia yang berfungsi dengan baik dan produktif yang menyumbang kepada masyarakat. Untuk itu, tahniah. Tetapi selalu ada ruang yang lebih sedikit untuk sesiapa sahaja untuk meningkatkan produktiviti dan mengambil sesuatu yang tidak diketahui.

Mungkin sesetengah ciri tersembunyi di Outlook tidak akan mengubah hidup cukup untuk tiba-tiba meroket kemahiran produktiviti anda, tetapi ciri-ciri ini sekurang-kurangnya akan membantu anda menghabiskan lebih sedikit masa berharga anda cuba menyusun melalui e-mel. Jadi berikan mereka satu pukulan.

1. Cepat sembuh Mel Junk dengan Sapu

Anda mungkin melihat butang Sweep yang duduk di bar menu di bahagian atas Outlook.com, tetapi tidak tahu apa yang dilakukannya. Ia secara semulajadi membolehkan anda menyapu kekacauan dalam peti masuk anda dengan cepat dan berkesan. Apabila anda sedang melihat e-mel, klik Sweep untuk memaparkan tindakan pantas sepadan dengan e-mel itu, e-mel masa depan atau penghantarnya.

Sebagai contoh, jika anda menerima e-mel sebagai sebahagian daripada newsletter yang anda mahu Outlook secara automatik dijaga, anda boleh mempunyai Sweep masuk di atasnya. Anda secara automatik boleh memadam semua e-mel dari penghantar tersebut dari peti masuk anda, menyekat semua e-mel masa depan dari penghantar, menyimpan yang terkini dan memadamkan yang lain dari yang menghantar atau memadam secara automatik e-mel dari penghantar yang lebih lama daripada 10 hari.

Sapu disesuaikan dan boleh disesuaikan dengan folder dan kategori yang berbeza, jadi anda boleh memilih untuk mengarkibkan emel tersebut.

2. Urus dan Peribadikan Kategori Outlook anda

Sama ada anda tahu atau tidak, anda mungkin menggunakan ciri Kategori Outlook. Ini secara automatik menyusun pelbagai jenis e-mel ke dalam folder pintar yang sesuai dan mengeluarkan kandungan yang sesuai dengan fokus anda. Kategori Foto memaparkan semua foto dalam e-mel dan membentangkannya dalam galeri yang bagus, sementara kategori Kemas kini penghantaran memberikan anda kod penjejakan dan kemas kini pada pakej.

Tetapi apa yang anda tidak tahu kategori-kategori ini dapat disesuaikan sepenuhnya dan terdapat jauh lebih banyak daripada anda daripada apa yang anda mungkin dibolehkan di bar sisi. Selain itu, anda boleh menambah kategori anda sendiri dan menetapkan peraturan untuk e-mel yang jatuh ke dalamnya.

Untuk menyesuaikan kategori, klik ikon Tetapan di bahagian kanan atas Outlook.com dan pilih Urus kategori dari menu. Di sini anda boleh memilih yang mana dalam senarai panjang kategori yang anda ingin aktifkan (penapis) dan yang anda mahu dipaparkan secara khusus dalam menu folder untuk akses cepat.

Anda juga boleh membuat kategori anda sendiri dengan mengklik kategori Baru.

Tip: Untuk menggunakan kategori baru, pertimbangkan untuk mengklik Aturan peraturan dalam menu Tetapan dan buat peraturan untuk mengurutkan pelbagai jenis e-mel ke dalam kategori tersebut secara automatik.

3. Outlook.com Mempunyai Pintasan Papan Kekunci Galore

Adakah anda fanatik pintasan papan kekunci? Atau mungkin anda hanya mencari cara yang lebih cepat untuk menyelesaikan tugas umum dalam Outlook. Sama ada cara, Outlook mempunyai pintasan papan kekunci untuk hampir setiap fungsi e-mel yang anda gunakan. Terdapat puluhan yang merangkumi segala-galanya daripada menulis e-mel untuk membaca satu untuk mengambil tindakan.

Untuk melihat senarai penuh pintasan papan kekunci yang anda boleh gunakan, hanya tekan butang ? kunci di mana sahaja di Outlook.com. Anda juga boleh menyemak tangkapan skrin di atas.

Bagaimana Anda Menggunakan Outlook.com?

Kini, anda tahu bagaimana untuk "menyapu" melalui mesej anda, menyesuaikan kategori pintar anda dan bergerak dengan jalan pintas keyboard, anda sedang dalam perjalanan menjadi seorang profesional Outlook - dan seseorang yang dapat menakluki tugas e-mel yang membosankan.