Jadilah Lebih Produktif dalam Microsoft Outlook

Adakah anda bergantung pada Microsoft Outlook untuk keperluan e-mel dan penjadualan anda? Adakah anda marah dengan pelanggan e-mel? Nah, gabungkan kelab - beribu-ribu pengguna Outlook melobi Microsoft untuk penambahbaikan dalam versi seterusnya. Tetapi minggu ini mari kita tidak hanya mengadu mengenai Outlook; Saya di sini untuk memberitahu anda bagaimana untuk menjadikannya lebih baik. Teruskan membaca untuk petua dan alat yang akan menjadikan anda lebih produktif, sekarang.

Matikan Makluman Pesan Pesanan Outlook

Tunggu, adakah anda membaca yang betul? Matikan makluman you've-got-mel Outlook? Kenapa di Bumi anda mahu lakukannya? Dalam satu perkataan: produktiviti.

Fikirkannya: Mesej baru sentiasa mengalir masuk ke peti masuk anda, dan secara lalai, Outlook memberi isyarat kepada anda untuk setiap mesej.

Itu tidak jauh berbeza daripada rakan sekerja yang memandang kepalanya pejabat anda setiap lima minit untuk bertanya. Bercakap mengenai gangguan yang membunuh produktiviti!

Oleh itu, anda mungkin mahu mencuba hidup tanpa isyarat. Melumpuhkannya lebih mudah daripada yang anda fikirkan:

1. Pilih Alat, Pilihan, dan klik Pilihan E-mel.
2. Klik Pilihan E-Mel Advanced. kotak di sebelah "Mainkan bunyi."
3. Nyahtanda kotak di sebelah "Segera ubah kursor tetikus."
4. Nyahtandai kotak di sebelah "Tunjukkan ikon sampul di kawasan pemberitahuan."
5. Klik OK, dan anda sudah selesai.
6. Outlook akan terus mengambil (atau menerima) mel baru pada selang masa yang dijadualkan, tetapi tanpa sebarang gangguan biasa

Dengan kata lain, anda boleh menyemak peti masuk anda pada jadual anda, bukan Outlook.

Ubahsuaikan baris Subjek Outlook E-mel Terperinci

Lihatlah gangguan e-mel yang lain: Baris subjek yang tidak lagi sepadan dengan kandungan mesej.

Katakan, contohnya, anda dan beberapa rakan sekerja mula bertukar-tukar e-mel tentang perkelahan syarikat. Di suatu tempat di sepanjang jalan, perbualan itu beralih kepada ramalan jualan, di mana seseorang menampal beberapa tokoh baru. Sekarang ini satu e-mel yang anda ingin simpan untuk rujukan masa depan.

Hanya satu masalah: Talian subjek masih membaca "berkelah syarikat." Itu tidak akan membantu apabila anda mencari mesej mengenai angka jualan.

Untungnya, Outlook mempunyai ciri tersembunyi yang membolehkan anda mengedit baris subjek e-mel. Inilah caranya:

Dalam Outlook, buka e-mel yang dipersoalkan (Anda tidak boleh melakukan ini dengan pratonton mesej; anda perlu klik dua kali mesej untuk membukanya dalam tetingkap baru.)

1. Klik di mana-mana sahaja baris Subjek untuk meletakkan kursor anda
2. Edit subjek seperti yang anda lihat patut
3. Tekan Enter, kemudian terima apa sahaja Outlook peringatan yang memberi anda.
4. Itulah!

   Gunakan Outlook untuk Akses Akaun Twitter Anda

Jika anda menggunakan Outlook untuk mengurus kenalan, kalendar, e-mel, dan sebagainya, mengapa tidak menggunakannya untuk Twitter juga? Itulah idea di sebalik TwInbox, plug-in percuma yang menambah bar alat Twitter ke Outlook.

Setelah dipasang, TwInbox menambah folder baru ke peti masuk anda. (Ia juga boleh membuat folder individu untuk setiap penghantar, yang boleh membantu dari sudut organisasi - melainkan anda mengikuti banyak orang.)

Dari sana anda hanya membekalkan nama pengguna dan kata laluan Twitter anda, dan presto: Ia mengambil semua tweet dari akaun anda dan membolehkan anda membacanya sama seperti anda membaca e-mel.

Satu klik bar alat adalah semua yang dibutuhkan untuk menghantar kemas kini anda sendiri, menghantar mesej langsung, membalas mesej atau retweet sesuatu. TwInbox dengan bijak memendekkan URL lama melalui TinyURL.

Bar alat juga menunjukkan pratonton tweet baru apabila tiba, yang menjimatkan anda perlu beralih ke folder tweet setiap kali anda ingin menyemak kemas kini.

Dalam pendek, TwInbox adalah alat kecil yang hebat, dan mesti mempunyai apa-apa pengguna Outlook yang mencintai Twitter. Saya berharap ia boleh mengendalikan lebih daripada satu akaun Twitter, tetapi saya tidak boleh berhujah dengan harga: TwInbox adalah percuma.

Tambah Ejaan-Checker ke Outlook Express

Reader Karl memerlukan bantuan dengan ejaannya. Secara spesifik, dia memerlukan pemeriksa ejaan untuk Outlook Express, kerana kaedah yang digunakannya sekarang adalah definisi "kerumitan".

Karl berkata dia membuat mesej baru di WordPerfect, mengeceknya di sana, kemudian mengeksport teks untuk import ke Outlook Express. Itu gila! (Serius, Karl, pernah mendengar salinan dan tampal?)

Untungnya, prosedur kerumitan ini boleh berakhir sekarang. Pilihan pertama adalah memasang penyemak ejaan pihak ketiga, seperti yang diberi nama Spell Checker untuk OE. (Walaupun halaman muat turun kami mengatakan shareware itu, halaman produk pengarang mengatakan bahawa add-in adalah percuma.)

Tetapi daripada itu, saya cadangkan naik taraf ke Windows Live Mail. Penggantian OE percuma dari Microsoft ini menawarkan antara muka yang lebih diperkemas dan beberapa ciri baru yang sangat diperlukan, termasuk carian dinamik (hasil muncul semasa anda menaip), penapisan spam, dan kalendar yang boleh disegerakkan dengan kalendar Windows Live dalam talian anda. Ia juga mempunyai pemeriksa ejaan.

Ini berfungsi dalam Outlook 2003 dan 2007; Saya tidak pasti mengenai versi terdahulu.

Rick Broida menulis blog PC Percuma PC Hassle-Free. Daftarlah agar surat berita Rick dihantar kepada anda

setiap minggu