Menjadi pengguna kuasa QuickBooks dalam 11 langkah mudah

Ada alasan QuickBooks tetap menjadi perisian perakaunan perniagaan kecil yang paling popular. Intuit telah menghabiskan 13 tahun mengasah ciri-cirinya, selepas semua. Oleh kerana terdapat versi baru setiap tahun, bagaimanapun, anda mungkin tidak akan mempercepatkan segala yang anda boleh lakukan untuk menjadikan QuickBooks lebih mudah dan lebih cepat digunakan.

Sama ada anda sedang membina laporan atau mencari cara pintas untuk memanggil maklumat utama, petua ini akan menjimatkan masa dan ketukan kekunci anda. Setiap tip dilabelkan dengan tahun edisi QuickBooks di mana ia mula-mula muncul, kembali ke QuickBooks 2010. Apa-apa yang lebih tua hanya ditunjukkan seperti sebelum 2010.

Buat QuickBooks mengikut pilihan anda

QuickBooks menawarkan sejumlah besar pilihan dalam tetingkap Pilihannya, yang anda akses dari menu Edit. Untuk setiap item Keutamaan, anda mendapat tab untuk pilihan peribadi dan syarikat. Pilihan peribadi hanya dikenakan kepada pengguna semasa, sementara pilihan syarikat muncul untuk semua pengguna. Ia bernilai mengklik pada kedua-dua tab untuk melihat semua pilihan penyesuaian anda.

1. Pilih desktop anda (QB2010)

Paparan desktop

Carta alir lalai yang muncul apabila anda mula-mula menyala salinan baru QuickBooks kelihatan seperti sesuatu dari kelas perakaunan, tetapi semoga anda tidak terikat dengannya. Dalam Pilihan, Paparan Desktop anda boleh memilih skrin permulaan yang lain, seperti Snapshot Syarikat, dengan pergi ke tetingkap yang anda pilih dan kemudian klik Simpan butang radio desktop semasa. Sebagai alternatif, anda boleh mempunyai QuickBooks simpan tingkap yang anda gunakan ketika anda menutupnya dengan mengklik Simpan ketika menutup syarikat. Dalam tetingkap yang sama, anda juga boleh memilih antara opsyen lalai, menyimpan banyak tetingkap terbuka apabila anda berfungsi, atau satu-satunya pilihan pada satu masa (apabila anda membuka tetingkap, yang sebelumnya ditutup secara automatik).

2. Mempercepat carian (QB2012)

Carian carian

QuickBooks 'membolehkan anda mencari item di dalam fail syarikat anda atau fail bantuan program. Secara lalai, medan carian muncul di bar ikon atas (dipanggil dalam Lihat, kemudian Atas ikon bar), tetapi di bawah Keutamaan, Cari ia, dan juga menentukan sama ada anda mahu mencari syarikat atau membantu mencari fail. (Secara lalai, QuickBooks membolehkan anda memilih dari menu drop-down di bawah carian yang difailkan setiap kali anda memulakan carian.) Di tab Syarikat, anda juga boleh menentukan berapa kerap QuickBooks harus mengindeks fail syarikat anda supaya pencarian akan mencerminkan kemasukan terbaru. QuickBooks mengesyorkan pengindeksan pada selang waktu 30 minit, tetapi sejak pengindeksan dapat memperlambat program, Anda mungkin ingin memilih untuk membentang lagi. Apabila anda perlu mencari transaksi baru-baru ini, anda sentiasa boleh mengklik butang Kemas Kini Sekarang dalam tetingkap ini.

3. Cari mesej lama (pra QB2010)

QuickBooks secara lalai mempunyai sekumpulan peringatan yang boleh dimatikan dengan menyemak kotak do-not-show-this-message-again dalam mesej. Tetapi jika anda ingin membawa mereka kembali, cuma melayari tetingkap Umum pilihan dan klik kotak "Bawa balik semua kali satu mesej". Di sini anda juga boleh mempunyai QuickBooks menggunakan kekunci Enter untuk tab di antara bidang, tunjukkan (atau menekan) teks yang dipotong di ToolTips, memilih antara menggunakan tarikh hari ini dan tarikh urus niaga terakhir untuk urus niaga baru, dan banyak lagi. Versi 2012 dan versi terkini memberi anda pilihan untuk menjalankan QuickBooks di latar belakang untuk mempercepat pelancarannya.

Bekerja lebih baik dengan data dan laporan

4. Tambah atau edit entri senarai berganda (QB2011)

Penyertaan senarai pelbagai

Katakan anda perlu mengemas kini senarai QuickBooks, apa-apa dari pelanggan dan vendor kepada perkhidmatan dan bahagian. Tambah / Edit Pelbagai Pelbagai di bawah item menu Senarai menyediakan beberapa cara berguna untuk melakukannya. Dengan memaparkan data senarai dalam format grid seperti spreadsheet, ia membolehkan anda memasukkan, mengeluarkan atau bergerak di sekitar lajur dan tampal disalin sel Excel, selain hanya menaip dalam entri baru. A Salin ke bawah arahan yang muncul apabila anda klik kanan sel akan mengisi selebihnya lajur dengan kandungan sel. Walau bagaimanapun, gunakan dengan teliti kerana ia akan menulis ganti kandungan sebelumnya.

5. Ubah suai laporan sebelum ia berjalan (pra QB2010)

Ubah suai laporan

QuickBooks membuat laporan tweaker sangat mudah, tetapi anda tidak perlu menunggu laporan untuk dibuka sebelum membuat perubahan. Pergi ke Keutamaan, Laporan, dan tandakan Jemput saya untuk mengubah suai pilihan laporan sebelum membuka laporan. Sejak itu, apabila anda memilih laporan, anda akan mendapat tetingkap dengan pilihannya sebelum anda menjalankan laporan sebenar. Jika set data anda besar, ini boleh menjadi penyelamat masa nyata.

6. Laporan auto-refresh dalam Excel (QB2012)

Kemaskini laporan secara automatik.

Banyak pengguna QuickBooks ingin mengeksport data laporan ke hamparan Excel, di mana mereka boleh membuat tweak mulai dari perubahan format untuk menambah formula. QuickBooks beberapa lama dahulu membuat membuat spreadsheet dengan mudah dengan meletakkan butang Excel di bahagian atas laporan, yang membawa tingkap dengan pilihan pengeksport. Anda juga boleh menetapkan beberapa pilihan Excel sebelum mengeksport data dengan mengklik butang Advanced.

Masalah dengan ini dalam edisi terdahulu adalah bahawa menyegarkan spreadsheet tweak dengan data baru dari QuickBooks boleh menjadi kemas. Perubahan format, contohnya, tidak digunakan pada data baru. Edisi QuickBooks 2012 menaik taraf fungsi eksport Excel untuk menangani sekurang-kurangnya beberapa isu ini. Sebaik sahaja anda telah membuat buku kerja Excel dengan data yang dieksport, QuickBooks mencipta item menu dalam Excel yang membolehkan anda mengemas kini spreadsheet tanpa menjalankan QuickBooks.

Proses masih tidak sempurna: QuickBooks bahkan menambahkan lembaran dalam buku kerja Excel yang dibuat menggunakan ciri eksport untuk menerangkan beberapa batasannya. Walau bagaimanapun, ia boleh menjadikan kehidupan lebih mudah jika anda ingin mengurutkan data QuickBooks dalam Excel.

Cari pintasan dan penyesuaian menu

7. Putar kegemaran (QB2011)

QuickBooks mempunyai begitu banyak laporan standard yang mendapati orang yang anda gunakan secara tetap dari menunya boleh menjengkelkan. Anda boleh menghindari melayari menu dengan menetapkan laporan sebagai gua dengan mengklik pada ikon jantung di bawah sebarang laporan-standard, menghafal, atau menyumbang-dalam Pusat Laporan. Selepas itu, ia akan dipaparkan di tab Kegemaran di Pusat Laporan, dan terdapat juga arahan Run laporan kegemaran untuk mendapatkan semua laporan itu dikemas kini dengan satu klik.

8. Sesuaikan bar ikon (pra QB2010)

Jangan ambil bar icon sebagai ia datang!

Antara muka QuickBooks standard dimuatkan dengan ikon ke item yang anda tidak perlu, dan kadangkala yang anda mahukan hilang. Anda boleh membuat bar ikon lebih relevan dengan cara anda menggunakan QuickBooks dengan menambahkan atau mengeluarkan ikon dalam tetingkap Bar Ikon menyesuaikan dengan memilih Lihat, kemudian Sesuaikan ikon bar. Atau, buat ikon baru dengan mengklik butang Advanced dalam tetingkap itu.

9. Maklumat produk QuickBooks (pra QB2010)

Tetingkap maklumat produk QuickBooks menyediakan banyak statistik dan butiran lain yang mungkin anda perlukan untuk sokongan teknikal atau isu-isu lain. Antara lain, anda boleh mengetahui apabila anda memasang salinan anda, nombor pelepas yang tepat, maklumat lesen, butiran mengenai bilangan pengguna dan item senarai, dan banyak lagi. Aksesnya dengan menekan kekunci F2 pada PC Windows anda.

10. Kalkulator Pop-up (pra QB2010)

Kalkulator Pop-up

Jika anda perlu melakukan beberapa matematik cepat dengan cepat semasa membuat anggaran, pesanan jualan atau invois, tidak perlu keluar dari bentuk QuickBooks. Dengan kursor anda pada mana-mana medan jumlah dolar, cukup klik salah satu kekunci + , - , * atau / pengurangan, pendaraban atau pembahagian), dan tetingkap kalkulator kecil akan muncul.

11. Banyak pintasan papan kekunci (pra QB2010) : Orang yang memilih pintasan papan kekunci untuk mengklik di sekitar menu grafik dan tingkap mempunyai banyak pilihan dalam QuickBooks, ramai yang kembali kepada asal-usul DOSnya. Sebagai contoh, CTRL-F memanggil tetingkap Cari terperinci untuk menjejaki urus niaga tertentu; CTRL-R menghasilkan daftar yang berkaitan dengan transaksi semasa. Terdapat juga banyak pintasan peka konteks yang hanya digunakan untuk jenis data tertentu-contohnya, jika anda bekerja di medan tarikh, memukul Y mengubah tarikh itu hingga hari pertama tahun semasa. Untuk melihat senarai lengkap pintasan papan kekunci, mulakan dengan pergi ke halaman bantuan QuickBooks mengenai topik ini. Dari sana, anda boleh mengakses senarai untuk semua kategori jalan pintas: Umum, Tarikh, Pengeditan, Bantuan Windows, Aktiviti, dan Bergerak Sekitar Window.