E-tandatangan: Panduan lengkap untuk menandatangani tanpa kertas

Perancangan yang paling baik untuk pergi tanpa kertas datang ke penghalang yang menakutkan apabila anda perlu mendapatkan tandatangan seseorang pada dokumen. Proses itu biasanya melibatkan percetakan dokumen, menandatangani sendiri, memfakskannya kepada pihak yang lain, dan menunggu mereka mencetak, menandatangani, dan memfailkannya kembali-di mana ia dicetak lagi buat kali ketiga dan difailkan di kabinet selamanya.

Ia adalah rejimen yang anti. Kerja sibuk. Tetapi ada adalah cara yang lebih baik.

Skim tanda elektronik telah menjadi perniagaan besar. Malah, sektor e-tandatangan berada di landasan untuk berkembang di utara $ 5 bilion pada penghujung dekad, menurut DocuSign CMO Dustin Grosse. Alat e-tandatangan mewakili maklum balas berteknologi tinggi dan sangat diperlukan untuk ketidakcekapan yang besar dalam menangani tandatangan fizikal.

[Bacaan lanjut: Bagaimana untuk menghapuskan malware dari PC Windows Anda]

Walaupun sistem berbeza dari penyedia ke penyedia, idea umum di belakangnya adalah sama. Anda memuat naik dokumen-Word, PDF, atau fail imej-ke perkhidmatan dalam talian, kemudian tandakannya dengan penjelasan khas di mana tanda tangan akhirnya perlu pergi. Perkhidmatan ini menghantar fail yang ditandakan kepada penerima yang ditentukan, yang kemudian "menandatangani" dengan beberapa klik, sama ada dengan fon kursif saham atau dengan scrawl yang mereka tarik menggunakan mouse mereka (atau jari, menggunakan tablet) secara langsung. Apabila selesai, fail yang ditandatangani dihantar kembali kepada anda, misi dicapai.

Pengguna menandatangani e-kontrak dalam berbondong-bondong. EchoSign berkata ia kini sedang memproses 1.5 juta dokumen sebulan, dan jumlah itu naik.

Adakah ini benar-benar sah?

Ia pasti bunyi yang pantas dan mudah - dan ia mengatasi masalah keluarnya berurusan dengan mel berdaftar tetapi kontrak e-menandatangani undang-undang? Adakah mereka akan tetap di mahkamah dengan cara yang sama dengan sekeping kertas bertanda dakwat? Sebagian besar, sama ada anda adalah perniagaan yang menjana dokumen digital untuk ditandatangani, atau pengguna menandatangani mereka dengan klik mouse, jawapannya adalah definitif ya.

Persediaan EchoSign boleh merakam tanda tangan sebenar anda dengan sama ada tetikus atau stylus.

Kerajaan AS sebenarnya mengambil langkah paling besar untuk menyelesaikan isu-isu undang-undang tandatangan e-back pada tahun 2000 dengan Akta ESIGN, yang memberikan tandatangan elektronik yang sama berat badan sebagai tulisan tangan. Undang-undang negara, untuk sebahagian besar, telah mengamati pengakuan kesahihannya.

Sebagai pengacara Louisiana Andrew Legrand menyatakan, dalam keadaan itu "untuk menjadi tanda tangan elektronik, tanda elektronik itu harus 1) dibuat oleh orang itu 2) niat untuk menandatangani rekod.Ia tidak jauh berbeza dengan tandatangan tulisan tangan. Pada asasnya, bukan tanda sebenar tetapi makna di sebalik tanda itu penting. "

Adakah tanda e-mel cukup baik untuk semuanya? Hampir. Legrand berkata, "Satu-satunya dokumen yang saya simpan asal adalah wasiat dan nota janji janji. Ini adalah satu-satunya dokumen yang saya bimbang tentang hanya mempunyai salinan digital, tetapi terlalu penting."

ambil tandatangan elektronik? Kata Legrand, "Adalah penting untuk mengetahui bahawa hakim-hakim persekutuan menggunakan tandatangan digital atas semua perintah mereka, kerana anda mungkin atau mungkin tidak menyadari, mahkamah-mahkamah ini tidak mempunyai kertas. setem tanda tangan mereka ke dalam perintah itu. Adakah mahkamah persekutuan menggunakan tandatangan elektronik jika mereka fikir mereka membawa apa-apa berat lebih sedikit daripada tandatangan tulisan tangan? "

Sesungguhnya, kebanyakan mahkamah telah menyokong bahawa dengan keputusan bahawa tanda tangan adalah sama seperti

Tapi siapa yang membuat penandatanganan?

Penyediaan DocuSign

Selain dari beberapa dokumen undang-undang utama-jika anda memuktamadkan prenup anda, anda mungkin mahu ia dilakukan di atas kertas kontrak boleh diuruskan secara selamat melalui cara elektronik. Pengecualian adalah apa-apa yang memerlukan notarization.

Sesungguhnya tandatangan bukan sekadar tanda yang mengatakan anda bersetuju dengan terma kontrak atau transaksi kewangan. Ia juga berfungsi untuk mengesahkan identiti anda-itulah sebabnya anda perlu menandatangani resit kad kredit, selepas semua. Tetapi dalam kebanyakan kes ini, identiti tidak benar-benar besar kesepakatan. Dalam kes-kes di mana ia adalah-transaksi kewangan utama, operasi perniagaan, atau pemfailan undang-undang-notari diperlukan untuk memastikan bahawa anda, orang yang menandatangani dokumen itu, sebenarnya yang anda nyatakan.

Itu masalah dengan menandatangani e. Sehingga kini, perkhidmatan tandatangan elektronik tidak datang dengan alternatif hebat kepada notari, yang kekal sebagai kemunculan semula yang kuno dan memakan masa yang mungkin akan bersama kami selama beberapa dekad yang akan datang. Buat masa sekarang, dalam banyak urus niaga bernilai tinggi, tandatangan e-kini kini wujud dengan fizikal-dan dalam beberapa kes, anda akan mendapati anda perlu menandatangani dokumen dengan kedua-dua cara.

Pilihan E-tandatangan

DocuSign membolehkan anda memilih tandatangan yang hendak digunakan.

E-tanda tangan mencari rumah di semua jenis dokumen perniagaan.

Cheronn Collins, yang mengendalikan sebuah syarikat penyewaan gerai foto di Washington, DC, mengatakan dia menggunakan perjanjian elektronik untuk menutup sewa 30-plus untuk Tarikh. "Sejauh ini," katanya, "Saya tidak menerima sebarang maklum balas negatif daripada pelanggan saya."

Jika anda mempunyai dokumen yang perlu menandatangani, anda tidak perlu menggunakannya sendiri. Walaupun anda secara teknikal boleh menghantar seseorang fail PDF atau Word dan meminta mereka memberi penjelasan dengan tandatangan tetikus, ia boleh menjadi undang-undang, tetapi ia adalah cara yang kikuk untuk mendapatkan pekerjaan yang dilakukan.

Pelbagai perkhidmatan berasaskan awan telah muncul untuk membantu anda memanfaatkan peningkatan dalam e-signing, menjadikan proses keseluruhan mudah dan menambahkan ciri tambahan yang menjadikan pengurusan kontrak lebih mudah, dan sepenuhnya dalam talian. Banyak perkhidmatan bahkan menawarkan aplikasi mudah alih yang membolehkan penerima menandatangani melalui hujung jari pada telefon pintar atau tablet mereka (terutama berguna untuk urusan peribadi). Harga mungkin kelihatan seperti itu di seluruh tempat, tetapi kebanyakan perkhidmatan ini menawarkan pelan $ 20-per-pengguna-per bulan yang direka untuk menampung perniagaan kecil.

Ini adalah pemain utama dalam e-signing, dan inilah cara alat mereka berfungsi

DocuSign

Docusign

Pembekal perkhidmatan utama kepada industri hartanah, DocuSign yang disokong Google adalah perkhidmatan penuh dan penuh dengan ciri yang perlu dicari oleh mana-mana perniagaan. Muat naik fail ke DocuSign (DocuSign meletakkan fail anda dalam "sampul surat" yang anda boleh hantar sebagai satu kumpulan), kemudian seret dan lepaskan kotak tandatangan ke dokumen yang anda mahu autograf itu. DocuSign kemudian menghantar e-mel dokumen kepada penerima yang anda tentukan. Anda juga boleh menetapkan peringatan yang mendorong penerima anda untuk e-eign, dan menetapkan dokumen untuk habis tempoh jika mereka tidak ditandatangani secara tepat waktu. Papan pemuka membolehkan anda menjejaki semua kontrak terkumpul dan lengkap anda. Versi tablet iOS dan Windows 8 boleh didapati. Pelan ini berkisar dari perkhidmatan percuma (sangat asas) hingga $ 20 setiap pengguna sebulan.

EchoSign

Pilihan tandatangan dalam EchoSign

Diambil oleh Adobe pada tahun 2011, EchoSign kelihatan dan bertindak seperti DocuSign, dan sebanding dengannya dalam kebanyakan cara. Anda memuat naik dokumen, tetapkan lokasi tandatangan (atau hanya tentukan satu tanda tangan pada akhir), dan hantar kontrak melalui e-mel. Sebuah papan pemuka yang mudah membolehkan anda menjejaki status semua kontrak keluar dan masuk.

Beberapa ciri menarik dalam EchoSign termasuk keupayaan untuk memasukkan tandatangan faks untuk penerima yang lebih suka menandatangani tangan, dan lapisan pengesahan tambahan yang membolehkan anda memerlukan penerima untuk memasukkan kata laluan yang anda berikan atau maklumat peribadi lain, seperti empat angka terakhir dari Nombor Keselamatan Sosial mereka. Secara semulajadi, integrasi dengan pelbagai produk Adobe menjadikannya pilihan yang menarik untuk kedai-kedai PDF. Versi tablet iOS dan Windows 8 boleh didapati. Pelan berkisar dari perkhidmatan percuma (sangat asas) hingga $ 399 sebulan.

Sertifi

Perkhidmatan yang agak mudah ini tidak cantik, tetapi Sertifi mempunyai kebanyakan ciri asas yang anda perlukan dalam sistem e-tandatangan jika dua pemain utama di atas tidak sesuai dengan keinginan anda. Dokumen boleh ditandatangani sepenuhnya secara elektronik, atau dicetak, ditandatangani, dan difakskan. Anda tidak akan menemui sebarang papan pemuka yang mewah di sini, tetapi fail masih boleh dikesan melalui Sertifi dan diarkibkan di laman web ini. Pelan ini berkisar dari perkhidmatan percuma (sangat asas) hingga $ 199 sebulan.

RightSignature

Ketara sebagai alternatif yang agak murah kepada yang di atas ($ 14 sebulan memberi anda penghantaran tanpa had untuk pengguna tunggal dan bukan $ 20) mempunyai semua ciri-ciri rakan-rakannya yang lebih mahal, membiarkan anda menetapkan lokasi lapangan untuk tandatangan, inisial, dan tarikh kontrak rumit dan menentukan apabila kontrak tamat tempoh - walaupun semua tanda tangan harus ditarik dengan tangan dan bukannya ditaip.

RightSignature juga termasuk pembina borang dalam talian, yang membolehkan para penerima mengisi maklumat kontrak yang lebih terperinci (nombor telefon, alamat, dan sebagainya), berguna jika anda ingin menggunakan perkhidmatan e-tandatangan anda untuk menghasilkan banyak dokumen boilerplate yang memerlukan tandatangan, seperti perjanjian keahlian untuk pelepasan gim atau sewa kerosakan. Papan pemuka dimasukkan. Versi iOS tersedia. Pelan berkisar dari perkhidmatan percuma (sangat asas) hingga $ 49 sebulan (perkhidmatan tanpa had untuk 10 penghantar)