Outlook Mail Merge dengan Excel dan Word
Isi kandungan:
- Membuat Fail Arkib
- Memindahkan E-mel ke Arkib
- Memindahkan Fail Arkib
- De-link dan Pindahkan Fail Arsip
- Memaut Fail Arkib
- Mematuhi Fail Arkib
- Kesimpulannya
Kebanyakan kita yang menggunakan perkhidmatan e-mel berasaskan web yang popular seperti Gmail dan Outlook.com mungkin tidak pernah risau tentang pengarkiban, memandangkan kita mempunyai GB penyimpanan awan yang kita dapat. Walau bagaimanapun, jika anda bekerja di organisasi, atau anda mempunyai akaun e-mel pendidikan di mana anda hanya mempunyai ruang pelayan terhad untuk menyimpan e-mel, perlu mengarkibkannya dari semasa ke semasa.
Jadi hari ini kami akan memberitahu anda semua yang anda perlu tahu tentang pengarkiban e-mel pada klien e-mel Outlook 2010, yang boleh dengan mudah dilaksanakan pada versi lain juga.
Jadi, mari mulakan dengan membuat arkib e-mel pada Outlook 2010.
Membuat Fail Arkib
Perkara pertama yang perlu anda lakukan ialah membuat fail arkib baru yang akan menyimpan semua e-mel setempat pada komputer anda. Untuk menciptanya, klik pada menu Fail pada Outlook 2010 dan pilih Pilihan Pembersihan Alat. Jangan risau, kami tidak akan memadam mana-mana e-mel anda.
Dalam Alat Pembersihan, anda akan melihat pilihan yang dipanggil Arkib. Klik padanya untuk membuka jendela pembuatan arkib. Dalam tetingkap, pilih folder yang ingin anda arkib. Anda juga boleh memilih keseluruhan peti masuk jika anda mahu. Untuk memasukkan e-mel lama pada saat membuat arkib, pilih julat tarikh yang sepadan.
Akhirnya, berikan lokasi yang ingin anda arsipkan fail dan klik pada butang OK. Anda juga boleh memilih pemacu kongsi anda jika dipetakan pada komputer anda. Outlook akan membuat fail PST untuk menyimpan semua e-mel sebagai arkib pada sistem anda.
Sebaik sahaja arkib dicipta, anda akan melihat bahagian Arkib di bawah folder peti mel pada anak panah kiri. Pengarsipan awal mungkin mengambil sedikit masa bergantung pada bilangan e-mel yang anda masukkan dalam arkib.
E-mel yang diarkibkan akan mempunyai struktur yang sama dengan peti mel dalam talian anda, dengan semua folder dan folder sub. Sekiranya anda memilih hanya folder khusus untuk pengarsipan, ia akan memasukkan semua subfolder secara automatik.
Memindahkan E-mel ke Arkib
Anda boleh memindahkan e-mel ke arkib dengan hanya menjatuhkannya di bahagian arkib di bar sebelah kiri. Untuk e-mel bergerak secara besar-besaran, pilih yang anda mahu bergerak dan klik kanan pada mereka untuk membuka menu konteks. Di sini, pilih folder Arsip di bawah bahagian folder dan klik pada OK untuk menggerakkan e-mel.
Anda juga boleh membuat tetapan auto-arkib untuk e-mel. Jika anda ingin membuat arkib automatik untuk hanya folder tertentu dalam peti mel anda, klik kanan pada folder dan pilih Properties.
Di sini navigasi ke AutoArchive dan pilih tetapan yang sesuai dengan anda yang terbaik. Untuk melaksanakan aturan arkib automatik ke seluruh peti mel anda, buka Pilihan Outlook dari menu dan pilih tetapan Lanjutan.
Di sini, klik pada AutoArchive Settings dan buat peraturan untuk mengarkibkan auto e-mel dalam peti mel anda.
Memindahkan Fail Arkib
Kadang-kadang anda perlu bertukar dari satu komputer ke komputer lain (naik taraf dari yang lama) atau anda mungkin kehabisan ruang pada pemacu bersama organisasi. Dalam keadaan ini, anda perlu memindahkan fail arkib anda dan hubungkannya semula ke Outlook. Jadi mari kita lihat bagaimana itu boleh dilakukan.
De-link dan Pindahkan Fail Arsip
Sebelum anda memindahkan fail arkib, kami perlu mengeluarkan pautan dari Outlook. Untuk berbuat demikian, buka menu Fail dan pilih pilihan Tetapan Akaun.
Dalam tetapan Akaun, navigasi ke bahagian Fail data dan anda akan melihat fail arkib yang telah anda sediakan pada sistem semasa.
Apa yang perlu anda lakukan sekarang ialah pilih fail arkib dan klik pada butang Alih Keluar. Jangan bimbang, anda tidak akan memadam fail arkib, tetapi anda hanya akan memadamkan pautannya dalam Outlook.
Sekarang pindahkan fail ke lokasi baru menggunakan mana-mana pemacu storan yang anda ada di pelupusan anda.
Memaut Fail Arkib
Untuk memautkan fail arkib ke Outlook, buka bahagian Fail Data sekali lagi dari tetapan akaun dalam Outlook dan klik pada butang Tambah. Sekarang import fail PST arsip yang telah anda sandarkan dan buka e-mel dari bahagian arkib.
Mematuhi Fail Arkib
Jika anda menyimpan fail arkib pada cakera keras setempat anda, anda mungkin tidak perlu bimbang tentang saiz fail arkib, tetapi jika ia adalah pemacu bersama dalam organisasi atau akaun awan di mana anda mempunyai ruang simpanan terhad, memadatkan fail arkib untuk menyimpan simpanan akan menjadi perkara yang bijak untuk dilakukan.
Untuk padat saiz arkib, klik kanan pada bahagian Arkib dalam anak tetingkap kanan dan pilih Hartanah Fail Data. Di sini klik butang Lanjutan untuk membuka fail data Outlook. Sekarang semua yang perlu anda lakukan ialah klik butang Compact sekarang untuk mengurangkan saiz fail arkib.
Kesimpulannya
Jadi itu hampir semua yang perlu diketahui tentang pengarsipan e-mel pada Outlook 2010 dan saya yakin anda boleh menggunakan langkah-langkah ini pada Outlook 2013 juga. Sekiranya anda mempunyai keraguan tambahan tentang pengimbasan e-mel, letakkan komen dan kami akan gembira dapat membantu anda.
Suruhanjaya Eropah menetapkan garis panduan untuk pelaburan awam dalam rangkaian jalur lebar yang sangat pantas tetapi Suruhanjaya Eropah telah menetapkan garis panduan bagaimana kerajaan-kerajaan negara-negara Kesatuan Eropah boleh meningkatkan pembangunan rangkaian jalur lebar yang pantas tanpa melanggar undang-undang Eropah yang direka untuk menyekat bantuan kerajaan.
Panduan lengkap untuk menetapkan kawalan ibu bapa dalam tingkap
Panduan Lengkap untuk Menetapkan Kawalan Ibu Bapa Di Windows.
Panduan lengkap untuk tugas google dan cara menggunakannya dengan berkesan untuk ...
Panduan Lengkap untuk Tugas Google dan Cara Menggunakannya Berkesan untuk Produktiviti yang Lebih Baik.