Google Docs Dapat Folder Dikongsi

Dokumen Google menerima baik pulih minggu ini yang memudahkan pengguna untuk berkongsi item, memuat naik dokumen, dan tetap teratur. Tweak baru juga membawa sedikit perubahan ke laman utama Google Docs dengan paparan yang lebih seragam dan mudah. ​​

Folder Dikongsi

Salah satu ciri terbaik Google Docs adalah keupayaan untuk membolehkan anda berkongsi dan bekerjasama pada dokumen dengan pengguna lain. Pada masa lalu, jika anda mempunyai banyak dokumen yang anda perlukan untuk berkongsi dengan satu kumpulan kerja, Dokumen Google memerlukan anda untuk menghantar beberapa notis perkongsian untuk setiap dokumen.

Ciri folder yang dikongsi baru menyelesaikan masalah ini, dengan membenarkan anda menyediakan perkongsian kebenaran untuk satu folder. Hanya seret dan lepaskan fail yang anda perlu kongsi dalam folder, kemudian klik "kongsi folder ini" dan jemput ahli kumpulan kerja anda. Orang-orang dalam kumpulan kerja anda akan mendapat e-mel memberitahu mereka yang anda telah berkongsi folder ini. Sebaik sahaja mereka telah melog masuk ke Dokumen Google, ahli kumpulan kerja anda dapat melihat fail yang telah anda tambahkan ke folder, dan juga menjatuhkan fail ke dalam folder anda untuk berkongsi dengan kumpulan yang sama.

Ciri baru berguna, tetapi ada satu keraguan yang perlu diingat. Walaupun dokumen dalam folder yang dikongsi, kebenaran akses untuk dokumen itu dilampirkan pada folder - bukan fail. Jadi jika anda menarik dokumen yang anda miliki (iaitu anda menciptanya) keluar dari folder yang dikongsi, kumpulan kerja anda tidak lagi dapat mengakses dokumen.

Menguruskan Alur Kerja anda

Kembali oleh permintaan yang popular adalah "Item Bukan Dalam Folder "penapis yang membolehkan anda melihat mana-mana dokumen yang anda ada yang tidak teratur ke dalam folder. Google membawa semula ciri ini kerana sesetengah orang menggunakan ini sebagai alat alur kerja.

Salah satu cara untuk memanfaatkan penapis ini ialah menggunakannya sebagai alat untuk menjejaki dokumen dalam peringkat draf.

Ada satu perincian yang harus anda ketahui apabila menggunakan ciri ini: Katakanlah John berkongsi laporan langsung dengan Mary, laporkan dalam folder. Sekiranya Mary memasukkannya ke dalam salah satu foldernya, John akan melihat laporan tersebut mempunyai teg folder, tetapi ia masih akan muncul ketika John menapis dokumennya dengan "Items Not In Folders." Dengan cara itu, tindakan Mary tidak mengganggu aliran kerja John. Penapis "Items Not In Folders" boleh diakses di bawah menu "Lagi Carian" di panel navigasi sebelah kiri.

Dokumen Google juga akan membiarkan anda memuat naik berbilang fail sekaligus. Hanya pilih semua fail yang anda mahu menggunakan kekunci "shift" atau "ctrl" ("perintah" pada Mac), dan kemudian mulakan muat naik anda.

Susun atur Google Docs baru

.

Anda juga akan melihat Google Docs mempunyai pandangan yang sedikit berbeza. Tata letak baru adalah kotak kecil, dan ikon visual (seperti membintangi, berkongsi, memuat naik dan memadam) telah dihapuskan memihak kepada rupa teks sahaja.

Alternatif Perkongsian

Jika Dokumen Google bukan untuk anda, Microsoft juga mempunyai dua pilihan perkongsian dokumen. Live Mesh, dilancarkan tahun lepas, membolehkan anda membuat rangkaian peranti dan folder sync antara mereka. Live Mesh juga memberikan anda desktop dalam talian anda sendiri, dipanggil Live Desktop, di mana anda boleh berkongsi folder dengan orang di luar rangkaian atau Mesh anda. Untuk menggunakan Mesh Live, anda perlu memuat turun program kecil, tetapi orang yang anda kongsi item dengan hanya perlu mendaftar untuk Live Desktop. Live Mesh berfungsi pada kedua-dua sistem PC dan Mac.

Alternatif lain Microsoft ialah ruang storan dalam talian yang dipanggil Skydrive. Walau bagaimanapun, keizinan perkongsian Skydrive sedikit terlalu rumit, jadi saya cadangkan pergi dengan Live Desktop dan Live Mesh jika anda adalah pengguna Windows Live