Cara membuat dan mengurus peraturan dalam Outlook webmail 365

Urusan emel adalah tugas yang sukar. Daripada membalas e-mel pada masa dan menambah peringatan kepada e-mel penting, terdapat banyak perkara yang bersaing untuk perhatian kita. Selain itu, sekumpulan e-mel spam yang membuang peti masuk menambah sehingga sakit kepala. Pada akhirnya, peti mel tidak terorganisir menjadikannya sukar untuk mencari e-mel penting.

Ya, pengurusan e-mel adalah perniagaan yang sulit, tapi syukurlah, itu dapat dibuat lebih mudah melalui aturan. Outlook Webmail Outlook menyokong pelbagai peraturan yang membolehkan anda mengemukakan e-mel ke folder tertentu. Anda boleh terus memadamkan e-mel daripada penghantar tertentu. Bunyi sejuk, kan?

Sebelum kita memulakan, mari cepat-cepat lalui bagaimana peraturan e-mel berfungsi.

Bagaimana Peraturan Kerja

Peraturan adalah cara untuk mencapai peti masuk yang bersih dan teratur. Peraturan tipikal terdiri daripada pencetus, tindakan, dan pengecualian. Sebaik sahaja peraturan dicetuskan, ia menetapkan tindakan seperti menghapus e-mel, menambahnya pada folder, atau meneruskannya ke akaun lain.

Apabila ia datang kepada peraturan, Outlook 365 mempunyai banyak pilihan, kedua-dua tindakan, dan syarat. Anda boleh menyamai subjek atau memilih alamat tertentu atau memilih tangan nama pengirim.

Dan bahagian yang terbaik ialah anda boleh menambah banyak syarat yang anda suka. Apa yang perlu anda lakukan ialah memilih keadaan yang betul.

Begitu juga dengan tindakan - pilihan adalah banyak. Jadi, apa yang perlu anda lakukan ialah membuat peraturan, pilih syarat untuk memproses lebih banyak peraturan, dan kemudian bingo!

Sekarang kita telah menetapkan bagaimana peraturan berfungsi, mari kita lihat cara membuatnya.

Juga pada

Bagaimana Menghentikan E-mel dari Twitter

Bagaimana Membuat Peraturan dalam Outlook 365

Langkah 1: Buka Outlook, dan klik pada ikon Tetapan di penjuru kanan sebelah atas. Seterusnya, klik Lihat semua Tetapan Outlook di bahagian bawah.

Langkah 2: Pilih E-mel dari panel kiri dan kemudian pilih Peraturan. Sekarang, ketik pada pilihan Tambah peraturan baru, dan berikan nama pada peraturan baru anda.

Jika anda memilih syarat Orang, anda perlu memasukkan alamat yang betul. Bagi subjek, anda perlu menambah kata kunci yang tepat.

Langkah 3: Sebaik sahaja anda telah melepaskan syarat, tiba masanya untuk menambah tindakan. Tindakan itu ialah apa yang anda ingin lakukan dengan e-mel yang sepadan dengan syarat-syarat di atas.

Pada masa ini, melayari web Outlook 365 membolehkan anda memajukan, Menghapuskan, menghantar e-mel, antara yang lain.

Langkah 4: Adakah anda mahu peraturan e-mel tidak mencetuskan pada masa-masa? Jika ya, klik Tambah pengecualian dan masukkan syarat yang diperlukan.

Seterusnya, klik Simpan. Di sana, anda telah membuat peraturan e-mel.

Nota: Tidak seperti pelanggan e-mel lain seperti Gmail, peraturan e-mel yang baru berlaku untuk mesej yang diterima selepas peraturan dibuat. Ia tidak akan berfungsi pada mesej lama.

Juga pada

#email

Klik di sini untuk melihat halaman artikel e-mel kami

Bilakah Gunakan Stop Pemprosesan Peraturan Lebih?

Anda mestilah melihat kotak semak Berhenti Pemprosesan Berhenti semasa membuat peraturan. Pilihan itu terpakai jika anda mempunyai beberapa peraturan di peti masuk anda yang boleh digunakan untuk satu mesej.

Sebagai contoh, katakan bahawa anda mempunyai peraturan A yang memindahkan semua surat berita dari ke folder bernama GT NL, dan satu lagi Peraturan B yang memajukan semua e-mel dengan kata kunci 'Android' ke akaun e-mel kedua anda.

Dalam senario ini, anda tidak mahu Peraturan B berjalan selepas Rule A dilaksanakan dengan jayanya. Begitu pilihan Pilihan Pemprosesan Berhenti datang ke gambar. Setelah memenuhi syarat tertentu, ia akan menghentikan lebih banyak peraturan daripada melaksanakan.

Untuk itu, anda perlu memastikan bahawa keutamaan peraturan ditetapkan dengan sewajarnya, yang akan kita lihat pada titik berikut.

Mengedit dan Mengurus Aturan dalam Outlook 365

Pada Outlook 365, peraturan dijalankan mengikut urutan dalam jadual. Syukurlah, pesanan itu tidak kekal, dan anda boleh mengubah keutamaan.

Untuk melakukan itu, klik pada anak panah Up and Down. Untuk mengedit peraturan, klik pada ikon Edit dan buat perubahan anda. Jangan lupa untuk menyelamatkan mereka!

Petua Bonus: Urusan E-mel Secara Pintar

1. Menyapu E-mel

Sapu adalah cara lain untuk peti masuk bersih. Peraturan seperti ini, yang membolehkan anda memadam semua e-mel daripada penghantar tertentu secara automatik.

Ia tidak hanya memadam e-mel. Anda boleh memilih untuk mengeluarkan e-mel atau untuk menyimpan e-mel terkini dalam rantai.

Menyapu e-mel sangat mudah. Hanya buka mel yang mengganggu anda, dan ketik pada ikon Sapu di bahagian atas.

Seterusnya, pilih pilihan dari lungsur turun. Yang kedua adalah yang terbaik kerana ia mewujudkan peraturan secara automatik. Setelah selesai, tekan Save.

Nota: Pilihan menyapu pada Item Terkirim, Draf, Email Junk dan Folder Item yang Dihapuskan.

Juga pada

Top 15 Cool Outlook untuk Tips iOS untuk Menggunakannya Seperti Pro

2. Blok Pengirim dan Domain

Selain daripada di atas, anda boleh menyekat penghantar dan domain tertentu sama sekali. Terus kepala ke bahagian e-mel Junk, klik pada Tambah dan masukkan alamat e-mel atau nama domain.

Pada masa yang sama, anda juga boleh menambah penghantar dan domain selamat. Pilihan ini memastikan bahawa e-mel penting (atau e-mel dari orang penting) tidak berakhir di dalam folder sampah.

Cukup ketik Tambah dan tambah nama domain atau alamat e-mel.

Hello, Peti Masuk Lebih Pintar!

Nah, itulah cara anda boleh membuat dan mengurus peraturan, dan pastikan peti masuk anda bersih dari semua kekacauan yang tidak bermakna. Lagipun, kami tidak mampu melepaskan emel penting, bolehkah kami?

Jika anda menggunakan sebarang peraturan menarik yang anda ingin kongsi, nyatakannya di bahagian komen di bawah.

Seterusnya: Ingin menghilangkan surat berita yang tidak diingini dari peti mel anda? Jawatan berikut akan menunjukkan kepada anda bagaimana untuk melakukannya.