Cara Membangun dan Mengongsi Pangkalan Data di Web

Jika anda adalah sebahagian daripada perniagaan, lambat laun anda ingin dapat bekerjasama dalam pangkalan data dengan rakan sekerja atau pelanggan. Pada masa lalu, cara paling mudah untuk berkongsi pangkalan data kecil ialah membuat hamparan dan e-mel kepada kolaborator anda. Walaupun ini bukan kaedah yang terbaik, ia telah bertahan dengan persaingan yang lebih canggih untuk beberapa sebab:

Pertama, pangkalan data masih sukar untuk sesetengah orang memahami, dan spreadsheet lebih jelas. Himpunan spreadsheet biasanya terdapat pada skrin tunggal, jadi mudah bagi seseorang untuk mengetahui logiknya, dan grid baris dan lajur juga lebih mudah daripada pangkalan data hubungan biasa dengan beberapa jadual. Jadual-jadual adalah lebih daripada banyak orang - terutamanya mereka yang tidak mempunyai banyak latihan IT formal - ingin berurusan. Kedua, alat kerjasama pangkalan data adalah sukar untuk dipelajari dan digunakan Lihat berapa banyak orang masih menggunakan Lotus Notes untuk e-mel dan tidak banyak lagi. Dan kerana kebanyakan kita selesa dengan e-mel, menggunakannya sebagai sistem pengangkutan tidak semua yang dikenakan cukai.

Ketiga, membina jenis aplikasi kerjasama yang betul memerlukan sedikit kemahiran dan pemahaman mengenai bagaimana dan jenis data yang dikongsi. Berapa ramai orang akan menambah / menukar rekod ke pangkalan data anda? Berapa ramai yang hanya mahu membuat pertanyaan dan laporan? Dan bagaimanakah anda menghalang kemas kini serentak yang bercanggah?

[Bacaan lanjut: Perkhidmatan streaming TV terbaik]

Jadi apakah pilihan anda, jika anda tidak mahu menghantar e-mel kepada spreadsheet? Anda mempunyai dua kaedah asas. Pertama ialah menggunakan salah satu daripada banyak program pangkalan data yang kompatibel di Internet. Alpha Five mempunyai beberapa alat Web sedia ada dan edisi standardnya adalah $ 200, atau anda boleh membeli versi Pelayan Filemaker untuk $ 1000. Terdapat banyak orang lain, tetapi kedua-dua ini adalah yang paling mudah untuk digunakan dan digunakan di seluruh Internet.

Bagi kedua-dua produk, anda perlu menggunakan mesin Windows atau Mac yang dihoskan di penyedia Internet anda atau mungkin mempunyai cara lain menyambungkan mesin yang anda jalankan pangkalan data anda ke Internet. (PointInSpace adalah satu pembekal yang menawarkan akaun hosting Filemaker Pro sebanyak $ 40 sebulan, dan ZebraHost menawarkan Alpha Five hosting bermula pada $ 30 sebulan. Ini adalah pautan kepada beberapa tutorial video mengenai cara melakukan ini dengan Alpha Five.) juga perlu belajar bahasa pengaturcaraan mereka dan selesaikan dengan cara mereka menghasilkan laporan. Kaedah ini mempunyai kelebihan bahawa anda menjalankan program pangkalan data sebenar dan mempunyai fleksibiliti yang paling. Tetapi ia mempunyai kos kemasukan yang tinggi dari segi kemahiran dan mungkin lebih daripada yang anda mahu berurusan. Berikut adalah contoh salah satu daripada skrin yang menunjukkan kepada anda jenis pengaturcaraan yang anda perlu fahami untuk Alpha Five:

Jika kemahiran yang diperlukan pada salah satu daripada ini adalah menakutkan, anda mungkin akan berakhir dengan kaedah kedua, yang adalah dengan menggunakan salah satu syarikat perkhidmatan Web yang ditujukan untuk berkongsi spreadsheet dan data jadual. Walaupun Dokumen Google membenarkan orang untuk berkolaborasi pada tahap fail, apa yang kita mahukan adalah sesuatu yang lebih canggih dan dapat mengenali rekod individu. Terdapat sekurang-kurangnya empat perkhidmatan yang saya dapati:

• TrackVia, $ 10 sebulan bagi setiap pengguna

• DabbleDB, $ 8 sebulan bagi setiap pengguna

• QuickBase Intuit $ 250 sebulan untuk 10 pengguna

• Blist.com, $ 10 sebulan bagi setiap pengguna ditambah $ 30 sebulan untuk satu akaun admin

Dengan semua ini, anda boleh membuat akaun dan memuat naik hamparan anda dalam kira-kira lima minit. Jika baris pertama anda dalam spreadsheet mengandungi nama medan anda, anda hampir selesai. Anda boleh dengan mudah menyusun sebarang ruangan dengan cepat dengan mengklik pada ikon anak panah. Anda boleh mencari rekod pendua dengan cepat, buat templat dan borang gabungan mel untuk laman web anda, semuanya hanya dengan beberapa klik tetikus.

Laporan kustom mudah, dan apa lagi, mereka boleh diedarkan melalui e-mel kepada kolaborator anda pada jadual yang ditetapkan. Menambah kolaborator yang berbeza dengan keizinan pelbagai diskret sangat mudah, dan dalam masa kira-kira 30 minit anda boleh mempunyai persediaan projek dan bekerjasama dengan pasukan anda. Berita baiknya ialah anda tidak perlu menjadi pengaturcara, atau bertindak seperti itu. Anda juga tidak perlu membayar yuran hosting (yang termasuk sebagai sebahagian daripada perkhidmatan), dan semua yang anda perlukan ialah penyemak imbas web anda untuk mengakses data anda.

Untuk merasai apa yang terlibat, semua perkhidmatan membolehkan anda bermula dengan akaun percuma. Dalam kes TrackVia, anda mempunyai 14 hari sebelum anda perlu memberi mereka kad kredit anda, dan dalam kes dabbleDB, anda boleh menggunakan akaun percuma selamanya, dengan syarat anda tidak keberatan bahawa data anda akan dilihat awam. Dengan kejam, anda boleh menggunakan akaun gred pengguna mereka secara percuma selama-lamanya, tetapi ia mengehadkan anda ke pangkalan data yang lebih kecil daripada 100 MB. QuickBase memberi anda percubaan percuma 30 hari dan keupayaan untuk dikongsi dengan sehingga 10 orang, jadi jika anda mencari sesuatu untuk menyokong hanya beberapa kolaborator yang akan terlalu mahal.

Setiap daripada empat perkhidmatan berbeza dari segi bagaimana mereka dapat mengimport data ke dalam pangkalan data anda, apa jenis laporan yang tersedia, dan berapa banyak pangkalan data dan penyimpanan yang berbeza dibenarkan untuk setiap akaun. Itulah sebabnya adalah yang terbaik untuk mencuba setiap perkara dan melihat apa yang paling masuk akal untuk gaya kerja anda dan ciri-ciri yang mesti ada, dan sejauh mana anda benar-benar boleh mendapatkan tanpa mengetahui mana-mana HTML sebenar.

Mari lihat bagaimana anda mengimport data anda di TrackVia sebagai contoh. Apabila anda membuat pangkalan data baru, anda dibentangkan dengan tiga pilihan seperti yang anda lihat dari skrin di bawah:

Anda boleh memuat naik hamparan, dan jika anda klik pada pautan "lihat tip" dan anda akan melihat senarai peringatan dan arahan bagaimana untuk melakukannya. Sekiranya anda mempunyai data anda dalam fail CSV, anda perlu mengimportnya terlebih dahulu ke Excel sebelum mendapatkan data ke TrackVia. Beberapa perkhidmatan lain membolehkan anda mengimport CSV secara langsung, atau memotong dan menyisipkan data dari desktop anda atau laman web. Anda juga mempunyai pilihan untuk memulakan dengan template pangkalan data sampel, dan TrackVia menawarkan lebih daripada sedozen yang berlainan. Katakan anda memilih template Kenalan. Kemudian, anda boleh menambah setiap rekod kenalan satu demi satu menggunakan borang Web standard, atau menggunakan alat Impor dan masukkan hamparan tersebut.

TrackVia juga mempunyai pilihan yang menarik untuk memantau peti masuk e-mel khas yang akan mengumpulkan rekod pangkalan data baru dan menyiarkan maklumat secara automatik. Jika anda pergi ke alat Pengumpulan E-mel, anda akan melihat satu siri skrin, termasuk satu di bawah yang anda boleh gunakan untuk menetapkan ciri ini. Anda boleh memiliki e-mel anda mencipta rekod baru, atau mengemas kini rekod yang sedia ada.

Semoga beruntung dengan berkongsi pangkalan data dan spreadsheet anda!