Bagaimana untuk menjejaki perubahan, menggunakan ulasan dalam dokumen kata kongsi bersama

Di pejabat, kadangkala kita perlu membuat dokumen yang dikongsi bersama. satu dokumen yang akan digunakan oleh berbilang orang. Apabila ini berlaku, jelas juga bahawa orang yang istimewa akan membuat perubahan pada dokumen itu; dan kadang-kadang membuat perubahan yang tidak diketahui oleh orang lain.

Oleh itu, adalah idea yang baik untuk menyimpan jejak pengeditan yang dibuat kepada dokumen yang dikongsi. Cara asas untuk melakukannya adalah untuk menambah komen selepas perubahan yang anda buat atau memberitahu kolaborator selepas melakukan edit. Tetapi itu tidak selalunya mudah, terutamanya jika dokumen itu besar. Nasib baik, MS Word telah mendapat kembali anda di sini.

MS Word menyediakan dua alat yang sangat baik yang dipanggil Komen dan Track Changes di bawah tab Kajiannya. Walaupun saya telah melihat sangat sedikit orang menggunakannya, mereka yang menggunakan tahu bagaimana perkara-perkara mudah dapat diperoleh sebaik sahaja anda memperoleh dua ciri yang sangat baik ini. Dan hari ini kami akan membimbing anda melalui asas-asas amalan mereka.

Menggunakan Komen dalam MS Word

Ciri ini akan membantu anda membiarkan pengguna lain (mereka yang mempunyai akses kepada dokumen) mengetahui maklum balas atau cadangan anda tentang perkara-perkara tertentu. Sebagai contoh, pilih beberapa teks (seperti yang saya lakukan pada artikel saya) dan tekan ikon Komen Baru. Ambil perhatian label (s1) dan komen yang bersesuaian yang telah ditambahkan terhadapnya di anak tetingkap kiri.

Sekarang, apabila pengguna lain membuka dokumen itu, mereka dapat melihat komen itu, menerima maklum balas anda atau meninggalkan komen mereka sendiri. Dari alat reben, anda boleh memadamkan komen atau melompat ke komen Sebelumnya / Seterusnya.

Menggunakan Perubahan Jejak dalam MS Word untuk Mengesan Pengeditan Dokumen

Seperti namanya, set ini membantu anda menjejaki perubahan yang sedang dibuat pada dokumen itu. Apabila anda memukul Perubahan Track, apa sahaja yang anda taip baru muncul dengan warna merah dan akan digariskan. Dan apa sahaja yang anda padamkan terkena (seperti ini) dan bukan dipadamkan.

Garis menegak di sebelah kiri membentangkan seluruh panjang yang mengandungi sebarang perubahan. Bersama-sama dengan ini Reviewing Pane (boleh dibesarkan dari reben) akan menunjukkan butiran tentang perubahan yang dibuat. Dengan cara ini, pemiliknya akan mempunyai pengetahuan yang mendalam tentang penyuntingan yang dibuat kepada dokumen itu.

Perubahan ini sekarang boleh diterima atau ditolak dengan mengambil pilihan klik kanan.

Selain itu, anda boleh memilih untuk melihat semakan dalam format belon (imej di bawah) atau semak semakan semula dokumen yang berlainan (opsyen togol di drop down yang menyatakan Penunjuk Menunjukkan Akhir; ditunjukkan pada imej pertama).

Terdapat banyak aktiviti pemformatan dan perubahan warna lain yang boleh dipatuhi. Dan pasti anda akan meneroka pilihan tersebut sebaik sahaja anda menguasai asas-asasnya.

Kesimpulannya

Tujuan artikel ini adalah untuk menampung asas-asas yang sangat penting bagi anda untuk membantu anda memulakan kedua-dua alat yang menarik ini dalam MS Word. Jika anda telah menggunakannya sebelum anda mungkin ingin berkongsi beberapa helah dan petua yang anda tahu, dengan pembaca kami yang lain. Bagi mereka yang akan memulakan memberitahu kami tentang pengalaman anda menggunakannya untuk kali pertama.