HyLighter Membantu Kumpulan Berkolaborasi pada Dokumen

Berkolaborasi dengan ahli pasukan lain untuk membuat dan mengubahsuai dokumen adalah keperluan perniagaan yang biasa. Tetapi apakah cara terbaik untuk mengendalikan tugas ini? Perkhidmatan kolaborasi dokumen dalam talian yang baru yang dinamakan HyLighter membolehkan anda menggunakan pengekodan warna untuk menyerlahkan penjelasan, yang perkhidmatannya mengesan secara berasingan dari dokumen asal.

Produk yang direka untuk menangani keperluan orang yang bekerjasama dalam dokumen telah wujud untuk sementara waktu. Satu contoh biasa ialah keupayaan Perubahan Lacak Microsoft Word; diperkenalkan beberapa tahun yang lalu, ciri ini membolehkan pengguna menandatangani dokumen Word dengan komen dan perubahan yang dicadangkan yang boleh diterima atau ditolak oleh kolaborator lain.

Banyak perkhidmatan Web yang terkenal menyediakan pilihan kolaborasi dokumen yang sangat fleksibel, termasuk akses kepada dokumen yang dikongsi. Sebagai contoh, Microsoft Office Live dan WebEx WebOffice membolehkan anda memuat naik dokumen ke laman web dalam talian persendirian untuk berkongsi, mengkaji dan mengubah suai. Basecamp menyediakan papan tulis dalam talian untuk kolaborasi dokumen, serta perkhidmatan pengurusan projek mudah. ​​

HyLighter, sedang dalam ujian beta, mengkhusus dalam semata-mata dalam kerjasama dokumen. Ia memberikan faedah yang tidak tersedia dalam perkhidmatan perkongsian dalam talian yang lebih generik - terutamanya skema pengkodan warna yang intuitif yang memaparkan bidang kepedulian kepada pasukan perniagaan.

HyLighter merakam komen dan mencadangkan perubahan secara berasingan supaya mereka tidak mengaburkan dokumen asal. Malah, anda tidak boleh mengubah dokumen itu sendiri dalam HyLighter, yang mungkin tidak sesuai untuk sesetengah pengguna.

di atasnya semata-mata apabila anda bekerja dengan dokumen penting; bersiaplah untuk menggunakan sesuatu yang lain sekiranya anda mengalami pembedahan dengannya. Sebagai contoh, perkhidmatan tersebut mengatakan bahawa ia menyokong dokumen dalam format Word, PDF, dan HTML, tetapi beberapa PDF yang saya muat naik ke perkhidmatan tidak diberikan sepenuhnya dengan setia. (HyLighter mengakui bahawa beberapa PDF multicolumn dengan grafik tertanam, seperti yang ada dalam pukulan skrin yang ditunjukkan di atas kiri, mungkin tidak dipaparkan dengan betul.)

Sebaliknya, dokumen Word dipaparkan dengan sempurna. HyLighter mengatakan bahawa ia merancang untuk menyokong anotasi pada grafik, audio, dan fail video pada akhirnya.

Bagaimana HyLighter Works

HyLighter mengiktiraf dua jenis pengguna: pemula dokumen itu, dan orang yang dijemput - meminta untuk mengambil bahagian dalam kerjasama. Tutorial animasi ringkas di laman HyLighter menerangkan peranan pengguna secara lebih terperinci.

Pemula memulakan proses dengan mendaftar untuk perkhidmatan dan memuat naik dokumen. Saya menghadapi masalah kecil pada kali pertama saya cuba mendaftar: Saya tidak menerima pengakuan melalui e-mel. Tetapi pada percubaan kedua hari berikutnya, saya berjaya.

Setelah masuk, anda akan melihat antara muka ganti. Di bahagian atas adalah pilihan menu untuk mengakses dokumen yang anda berasal dan dokumen yang telah anda jemput untuk bekerjasama. Panel sebelah kanan mengandungi pautan untuk menukar profil anda dan untuk mengimport dokumen yang anda mahu kerjakan di HyLighter.

Mengimport dokumen adalah mudah. Anda menyediakan tajuk dokumen, cari fail pada PC anda, tentukan status hak cipta (selamat, tertunda, atau tidak berkenaan) dipilih dari menu lungsur, masukkan keterangan jika anda mahu, dan senarai alamat e-mel orang yang anda ingin jemput sebagai kolaborator.

Setiap penerima menerima mesej e-mel yang meminta input pada dokumen itu. Sebelum mengerjakan sesuatu dokumen, undefined harus membuat akaun HyLighter.

Comments, Not Changes

Setelah mengunggah dokumen dari PC ke perkhidmatan dalam talian (yang mengambil beberapa detik), Anda dapat mulai mencatatkannya. Bar warna HyLighter menyerupai sorotan dunia nyata yang digunakan dengan pen penanda berwarna: Mereka tidak mengaburkan teks. Bar kuning menyerlahkan petikan di mana anda telah membuat ulasan, yang biru menandakan komen daripada orang lain, dan kawasan isyarat hijau yang menjadi perhatian umum. Warna gelap biru atau hijau muncul apabila kolaborator menunjukkan minat yang sangat kuat dalam satu segmen - contohnya, apabila beberapa peserta meninggalkan komen mengenai teks yang sama.

Komen muncul di sebelah kanan di sebelah kanan dokumen. Setiap komen muncul di bawah nama pengarangnya, dan mengklik ikon berbentuk kotak kecil di sebelah kanan nama pengarang mengubah warna merah yang berkaitan. Ikon kecil yang lain membolehkan anda menggantikan, menambah atau mengalih keluar komen.

Apabila anda menambah atau menggantikan komen, kotak pengeditan teks mudah muncul, menawarkan beberapa pilihan format pemformatan seperti untuk huruf tebal dan huruf miring. Anda boleh memasukkan pautan ke laman web atau data pada pelayan luaran - video dari YouTube, misalnya - tetapi anda tidak boleh mengunggah data luaran ke HyLighter itu sendiri.

Butang yang terletak di atas kolom komentar membuat dokumen tambahan fungsi yang ada. Satu membolehkan anda mencipta G-nota - ulasan umum yang tidak dikaitkan dengan mana-mana kawasan tertentu dokumen. Butang pembanding membolehkan anda menamakan komen yang anda lihat - anda sendiri, katakan, atau hanya rakan sekerja.

Setelah kerjasama selesai, anda boleh menekan butang Eksport untuk mengeksport dokumen dan komen ke dalam fail HTML, seolah-olah mengehadkan kegunaan perkhidmatan. (HyLighter merancang untuk memasukkan sokongan untuk eksport ke RTF, PDF, dan kemungkinan format Word pada masa akan datang.)

Pada masa yang sama, fail bantuan HyLighter mencadangkan penyelesaian yang menggunakan butang Mudah Lihat: Klik untuk menghasilkan tetingkap sempit di mana dokumen yang diserlahkan muncul di anak tetingkap atas dan komen di anak tetingkap bawah. Kecuali jika anda mempunyai paparan yang sangat kecil, anda akan mempunyai ruang yang cukup untuk membuka aplikasi penciptaan dokumen anda (Word, misalnya) dalam tetingkap sempit kedua bersebelahan dengan tetingkap Mudah View; maka anda boleh membuat perubahan secara manual. Sudah tentu, ini bukan cara yang berkesan untuk bekerja.

Adakah HyLighter Worth It?

Saya suka cara HyLighter memisahkan komen daripada dokumen itu. Kebanyakan alat kolaborasi berasaskan Web mengubah suai dokumen itu sendiri, dan sebagai hasilnya, apabila banyak pengguna terlibat, niat dan nada teks asal dapat hilang.

Jika hanya satu atau dua orang sedang meninjau dokumen anda, bahaya tenggelam dalam komen mungkin sangat kecil. Sementara itu, kerja tambahan untuk memindahkan komen dan perubahan kepada dokumen asal mungkin menjadi masalah utama.

HyLighter boleh digunakan selama tempoh beta, dan perkhidmatan itu menunjukkan janji yang nyata. Jika anda perlu bekerjasama pada dokumen, saya cadangkan anda mencubanya untuk melihat sama ada ia sesuai dengan gaya anda.

Setelah versi akhir HyLighter muncul, ia akan tersedia sebagai aplikasi yang dapat dipasang oleh pengguna di server mereka, seperti dan juga perkhidmatan yang dihoskan. Harga belum ditetapkan.

Richard Morochove adalah seorang perunding IT dan penulis. Hantarkan dia soalan mengenai penggunaan teknologi dalam perniagaan bersaiz sederhana hingga pertengahan yang disambungkan

melalui e-mel

. PC World boleh mengedit pertanyaan anda dan tidak dapat menjamin semua pertanyaan akan dijawab.