Kuasa melalui Gmail dengan 21 helah menjimatkan masa

Gmail adalah perkhidmatan e-mel yang paling popular di dunia, tetapi beberapa ciri terbaiknya bersembunyi di sisi biasa, tidak diketahui oleh kebanyakan pengguna. Walaupun Gmail menyediakan keupayaan carian yang tidak dapat ditandingi, penapisan spam yang hebat, dan banyak storan percuma (10GB pada pemeriksaan terkini), ia juga menawarkan lebih banyak lagi-dan sentiasa ada ruang untuk penambahbaikan juga. Dengan sedikit pengetahuan dan beberapa tambahan penting, anda boleh membuat perkhidmatan mel perkhidmatan Google melompat melalui penggelek dalam cara yang anda tidak pernah fikir mungkin.

Bosan dengan perbualan perbualan berlogo Gmail? Tutupkan. Ingin mengetahui pintasan papan kekunci? Satu helaian cheat pop timbul dibina terus. Dan adakah ia tidak bagus jika anda boleh menyimpan lampiran terus ke akaun Dropbox anda? Mudah-mudah dengan alat yang betul.

Panduan ini akan membantu pemula Gmail dan pakar sama-sama memerah lebih banyak daripada perkhidmatan tersebut. Kebanyakan petua didasarkan pada menggunakan Gmail dalam penyemak imbas Web, tetapi pastikan untuk melihat bahagian "Gmail dari bahagian luar" untuk mengetahui cara memanfaatkan sepenuhnya Gmail walaupun anda tidak berada dalam penyemak imbas anda.

Bekerja dengan lebih bijak, tidak lebih keras

1. Cari lampiran besar

Kami dengan cepat menemui mesej yang mengandungi perkataan "kuasa" dan 15MB lampiran.

Gmail dikenali dengan keupayaan carian yang mantap, dan kini ia menyokong parameter carian berguna yang lain: saiz mesej. Jadi jika anda ingin mencari, katakan, semua mesej e-mel yang mempunyai lampiran lebih besar daripada 10MB, anda hanya akan mencari saiz: 10m . Dan anda boleh memasangkannya dengan pengubahsuaian "older_than" untuk carian seperti saiz: 10m older_than: 6m (untuk mendapatkan semua e-mel yang lebih besar daripada 10MB dan lebih tua daripada enam bulan).

2. Kerja di luar talian

Bekerja di atas kapal terbang tanpa Wi-Fi? Hidup di kawasan di mana akses internet adalah perlahan atau jerawatan? Sama ada cara, pasang Gmail Offline. Dengan itu anda boleh membaca, menjawab, menulis, mencari dan mengarkib mesej, semuanya akan dihantar atau disegerakkan secara automatik pada kali seterusnya anda berada dalam talian. Hanya satu tangkapan: Ia memerlukan Google Chrome. Jika anda menggunakan penyemak imbas lain, anda tidak beruntung.

3. Tame messy replies

Semakin lama perbualan e-mel (atau "benang") mendapat, semakin sukarnya untuk menyebarkan melalui letupan yang berantakan itu. Itu kerana biasanya, apabila anda mengklik Balas, Gmail memetik seluruh e-mel asal dan semua balasan berikutnya. Syukurlah, anda mempunyai penyelesaian yang mudah: Dalam mesej penghantar, pilih teks yang tepat yang anda balas kepada-daging mesej itu, kerana ia-dan kemudian klik Balas. Sekarang, apabila Gmail membuat jawapan, ia hanya akan memasukkan teks yang diserlahkan. Terjemahan: banyak kekacauan yang kurang.

4. Matikan pandangan perbualan

Jika anda menyukai paparan peti masuk yang lebih tradisional, matikan pandangan perbualan.

Bercakap tentang kemas, sesetengah orang akan berpendapat bahawa pandangan perbualan Gmail (juga dikenali sebagai mesej threading) menjadikan perkara-perkara yang sangat begitu, kerana kumpulan bersama-sama mesej dengan subjek yang sama. Sekiranya anda lebih suka menyebarkan mesej anda, dan oleh itu lebih mudah untuk mengemudi sekilas, tuju ke Tetapan Gmail (di bawah tab Umum) dan pilih Pandangan perbualan.

5. Pintasan papan kekunci induk

KeyRocket mencadangkan cara pintas papan kekunci untuk tindakan yang baru diambil.

Hands off mouse. Anda dapat mempercepat operasi Gmail anda secara dramatik dengan mempelajari berbagai pintasan papan kekunci: R untuk balasan, Ctrl-K untuk memasukkan pautan, Ctrl-Enter untuk menghantar, dan sebagainya. Untuk senarai penuh, senarai pintasan yang ada, tekan Shift-? semasa melihat peti masuk Gmail anda. Google juga mempunyai laman web yang menyenaraikan semua pintasan Gmail. Dan jika anda seorang pengguna Chrome, anda boleh mempelajari pintasan dengan lebih cepat dengan memasang KeyRocket untuk add-on Gmail, yang mengajar anda semasa anda bekerja

6. Buat mesej penting gelembung ke bahagian atas

E-mel dari kerja, kawan, saudara-saudara penting. E-mel dari kedai, Facebook, dan orang yang anda tidak tahu-kurang penting. Ciri Peti Masuk Prioriti Gmail boleh memberi keutamaan kepada mel anda supaya barangan penting muncul di bahagian atas, di mana ia kurang berkemungkinan hilang dalam shuffle. Untuk mendayakan ciri ini, pergi ke Tetapan, klik tab Peti Masuk, dan pilih Peti Masuk Utama dari pemilih Jenis Peti masuk. Ciri ini boleh menjadi sedikit rumit untuk membungkus kepala anda, jadi baca gambaran keseluruhan Kotak Keutamaan Google jika anda memerlukan bantuan.

7. Pulihkan butang sekolah lama

Butang tanpa label teks boleh mengelirukan. Untungnya, Gmail membolehkan anda memulihkannya.

Sebentar lagi, Gmail menggantikan kebanyakan butangnya-Arkib, Padam, Spam, dan sebagainya dengan ikon yang ada pengguna mencari cryptic, atau sekurang-kurangnya lebih sukar untuk mengenali sekilas. Jika anda lebih suka mempunyai butang dengan teks dan bukan ikon, anda boleh memulihkannya: Hanya pergi ke Tetapan> Umum, tatal ke bawah ke Label Butang, dan tukar tetapan ke Teks.

Bawa pada alat tambahan

8. Tambah butang tunda ke peti masuk anda

Tidak bersedia membalas? Jadual peringatan.

Tidak dapat menghadiri mesej tertentu hanya sekarang? Walaupun anda menandakan ia sebagai belum dibaca, e-mel yang lebih baru akhirnya akan menolaknya dan tidak dapat dilihat. Apa yang anda perlukan adalah satu cara untuk "menunda" mesej itu, untuk menjadikannya kembali ke bahagian atas peti masuk anda pada masa yang ditetapkan. Dua pilihan hebat ialah Boomerang dan Tunda E-mel Anda. Kedua-dua diintegrasikan dengan Gmail, menambah butang yang membuatnya mudah untuk menetapkan kelewatan untuk beberapa minit atau hari tertentu. Boomerang berfungsi dengan Chrome dan Firefox dan kos $ 5 sebulan; Tunda Email Anda adalah percuma, tetapi hanya berfungsi dengan Chrome.

9. Hidupkan e-mel ke todos

Gmail mempunyai senarai tugasan terbina dalam, tapi itu sedikit anemik-terutama jika anda ingin mengakses senarai itu di tempat lain. Sekiranya anda sedang mencari sesuatu yang lebih teguh, semak Astrid, pengurus tugasan berasaskan web percuma yang secara konsisten berada di kalangan kegemaran pengguna. Pengingatan Mengingatkan Saya baru untuk Google Chrome membawa perkhidmatan Astrid ke Gmail: Anda boleh melihat tugas semasa anda dan, lebih baik, klik butang untuk menghidupkan mesej e-mel ke tugas baru.

10. Simpan lampiran Gmail secara automatik ke awan kegemaran anda

Simpan lampiran Gmail anda ke empat perkhidmatan penyimpanan awan yang popular.

Pernah berharap anda boleh menyimpan lampiran terus, katakan, akaun Dropbox anda? Attachments.me adalah perkhidmatan percuma yang boleh memuat naik lampiran Gmail ke Kotak, Dropbox, Google Drive, atau SkyDrive. Cukup pasang pemalam penyemak imbasnya (tersedia untuk Chrome dan Firefox), kemudian tautkannya dengan satu atau lebih perkhidmatan awan yang disebutkan di atas. Dengan yang dilakukan, ia indeks semua lampiran anda dan kemudian katalog mereka untuk melihat dan mencari mudah. Dengan hanya beberapa klik, anda boleh melihat, memuat turun, berkongsi atau mengarkibkan lampiran.

11. Berikan Gmail perasan sosial

Anda tahu gerai: Anda mendapat mesej e-mel dari LinkedIn, Twitter, atau sebagainya, dan kemudian anda perlu mengklik pautan di dalam mesej itu untuk melihat sambungan, pautan, kemas kini, atau apa sahaja. PowerInbox membenamkan semua barangan itu dalam Gmail dengan betul, membolehkan anda melihat kandungan pelbagai mesej rangkaian sosial tepat di dalam mesej. Tambahan Chrome ini juga membolehkan anda melakukan tindakan tertentu, seperti mengulas mengenai kemas kini Facebook dan menerima permintaan kenalan.

12. Buat peti masuk "smartr"

Inbox Smartrer membawa sidebar seperti Xobni ke Gmail.

Expatriates Outlook mungkin mempunyai kenangan indah Xobni, sejenis buku alamat mengenai steroid. Inbox Smartrand untuk Gmail membawa kebaikan yang sama kepada mel web anda, pembungkusan maklumat hubungan, kemas kini rangkaian sosial, sejarah mesej, dan kenalan yang berkaitan ke dalam bar sisi yang menarik yang boleh anda lihat atau sembunyikan seperti yang diperlukan. Ia tersedia untuk Chrome, Firefox, dan Safari, dan ia adalah satu daripada alat yang anda akan dapat dengan cepat mendapati anda tidak boleh hidup tanpa

13. Simpan mesej berjenama dari peti masuk anda

Simpan e-mel yang tidak penting daripada peti masuk anda dengan PhilterIt.

Akui: Separuh kekacauan di peti masuk anda berasal dari kedai, rangkaian sosial dan sumber "berjenama" yang lain. PhilterIt untuk Chrome "philters" semua barang-barang yang keluar dari peti masuk anda, mengasingkannya ke bar sisi Gmail yang sarat ikon di mana anda boleh menyemaknya kemudian, pada kemudahan anda. Ini cara yang cepat dan mudah untuk excise kekacauan peti masuk, sambil tetap menjaga barangan yang mungkin anda mahu lihat.

14. Tambah lampiran dari perkhidmatan selain Google Drive

Jika anda seorang pengguna Gmail, anda tahu betapa mudahnya melampirkan fail dari Google Drive anda. Tetapi bagaimana jika anda mahu melampirkan sesuatu dari Kotak, Dropbox, Evernote, Facebook, atau Flickr? Mendung untuk Chrome membolehkan anda melampirkan fail dari perkhidmatan tersebut dan hangout awan yang lain. Cukup klik butang Lampirkan semasa menyusun mesej baru, dan kemudian pilih perkhidmatan awan atau rangkaian sosial. Anda juga boleh melampirkan pelbagai item dari pelbagai perkhidmatan.

Ia datang dari makmal

15. Balas mel lebih cepat dengan respons kalengan

Jawapan kalengan membolehkan anda dengan cepat memasukkan teks boilerplate ke dalam e-mel.

Adakah anda secara rutin mendapati diri anda menaip balasan yang sama berulang-ulang? Ciri makmal Maklum Balas Kaleng dapat menjimatkan masa anda, selagi anda menyimpan mesej yang pendek. Selepas membolehkannya, hanya menulis atau membalas mesej, klik butang Lagi Pilihan, tetikus ke atas Resapan terikan, dan pilih yang anda mahukan. Anda juga boleh membuat yang baru seperti yang diperlukan. Ia bukan tambahan yang paling elegan kepada Gmail, tetapi ia pasti berguna.

16. Lihat mesej tanpa mengklik

Pernah ingin Gmail mempunyai anak tetingkap pratonton? Anda boleh memberikannya.

Gmail menjengkelkan tidak mempunyai pilihan pratonton-pane, yang bermaksud anda perlu mengklik mana-mana e-mel yang anda mahu baca dan kemudian kembali ke peti masuk dan klik yang lain-proses yang lambat dan membuang masa. Terima kasih, ciri Makmal Mesej Sneak Peek menyederhanakan perkara-perkara sedikit: Cukup klik pada mana-mana mesej untuk melihat kandungannya dalam tetingkap pratonton segera. Lebih baik lagi, dayakan Preview Pane, yang memberi anda tingkap pratonton bona fide bersama peti masuk anda.

17. Tandakan mesej seperti dibaca dengan satu klik yang lebih sedikit

Kadang-kadang kali yang terbaik adalah yang paling mudah. Jika anda telah menggunakannya, katakan, Mesej Sneak Peek untuk melihat mesej e-mel dan kini mahu menandakannya sebagai dibaca tanpa mengklik pada menu Lagi, membolehkan ciri Makmal Mark sebagai Button Baca. Selepas memilih satu atau lebih mesej, anda akan melihat butang itu pada bar alat anda. Satu klik dan sebentar lagi.

Gmail dari luar di

18. Sediakan pemicu pintar

Bend Gmail ke kehendak anda dengan bantuan dari IFTTT.com.

Bukankah lebih kerap jika Gmail dapat memaklumkan anda melalui telefon pintar apabila email yang bertanda "mendesak" masuk? Atau, jika secara automatik boleh menyimpan mesej berbintang ke akaun Evernote anda secara automatik? Mereka hanya beberapa "resipi" yang tersedia di Jika Ini Kemudian Itu Saluran Gmail, yang juga membolehkan anda membuat pemicu anda sendiri untuk menjadikan Gmail melakukan semua perkara yang sejuk.

19. Tambah penanda halaman Gmail tertentu ke penyemak imbas anda

Tambah shortcut Compose ke penyemak imbas anda.

Apabila anda ingin menyusun mesej e-mel baru, anda tahu gerudi: Buka Gmail dan kemudian klik butang Tulis. Tetapi anda boleh menyimpan langkah dengan menambah penanda halaman ke bar Kegemaran pelayar anda-dan bukan hanya untuk Mengarang, tetapi juga untuk perkara-perkara seperti Starred, Mail Terkirim, dan juga label khusus. Cukup klik pilihan yang dikehendaki dalam penyemak imbas anda, dan kemudian buat penanda buku baru dengan menyeret URL dalam bar alamat penyemak imbas ke bar Favorit penyemak imbas. Sekarang anda mempunyai satu klik akses ke fungsi Gmail kegemaran anda

20. Beralih ke Peti Mel untuk iOS

Ingin menggunakan aplikasi Peti Surat baru? Kesabaran.

Walaupun masih dalam beta, Peti Mel untuk iOS semakin pesat sebagai aplikasi pilihan untuk menggunakan Gmail pada iPhone anda. Antara ciri-ciri lain, ia membolehkan anda "menunda" mesej untuk kemudian (seperti tip # 8, di atas). Dan ia pasti menggalakkan falsafah "peti masuk sifar" untuk memudahkan e-mel anda. Paling penting, itu percuma - walaupun anda mungkin perlu menunggu sejajar untuk mendapatkannya.

21. Tambah penyulitan PGP ke e-mel Gmail anda

Prihatin mengenai keselamatan e-mel? Anda harus: Webmail khususnya cenderung agak tidak selamat, seperti yang dibuktikan oleh beberapa hacks profil tinggi baru-baru ini. Mailvelope (beta untuk Chrome dan Firefox) membolehkan anda menukar e-mel yang disulitkan dengan cara penyulitan OpenPGP. Anda boleh menjana kunci awam dan swasta anda, dan kemudian klik ikon kunci kecil untuk memastikan mel anda berjalan dengan perlindungan tugas berat.