Tujuh Cara Penting untuk Memotong Kos Tech Anda

Kos teknologi boleh dengan mudah memakan sebarang belanjawan - beberapa peningkatan perisian dan sistem baru di sini, satu lagi orang IT untuk menguruskan rangkaian anda di sana - dan sebelum anda tahu, anda telah benar-benar mengikis keuntungan anda.

Sama ada perniagaan anda hanya mempunyai dua orang atau dua ratus, tips ini dapat membantu anda mengurangkan kos, menjimatkan wang, dan membiarkan anda berfokus pada apa yang benar-benar penting: garis bawah.

1. Gunakan Sumber Terbuka dan Perisian Percuma

Mari kita hadapi - apabila anda cuba mengekalkan perniagaan anda, merosakkan banyak wang tunai untuk perisian luar biasa menyakitkan seperti mendapat rongga yang diisi tanpa Novocain. Sedang, perisian percuma dan kos rendah boleh menjadi kejutan yang menyenangkan dari segi ketahanan dan fungsi.

Walaupun tidak digilap sebagai suite Office Microsoft (tetapi tidak seperti memori atau sumber daya), OpenOffice.org adalah percuma, alternatif sumber terbuka dengan aplikasi penuh untuk pemprosesan kata, spreadsheet, persembahan, dan pangkalan data yang serasi dengan Microsoft Office. Walaupun aplikasi OpenOffice membolehkan anda melakukan hampir apa sahaja yang boleh anda lakukan di Microsoft Office, kesalingan antara kedua-dua suite tidak lancar. Sebagai contoh, jika anda menggunakan ciri Perubahan Lacak Word, sukar untuk kemudian memadam atau mengubah suai suntingan anda apabila anda menggunakan dokumen itu di OpenOffice, dan sebaliknya.

Google Docs adalah alternatif lain yang berdaya maju dan bebas untuk Microsoft Office-- dan tiada perisian untuk memuat turun atau memasang.

Membuat file PDF mungkin penting untuk bisnis, tetapi menghabiskan $ 450 pada Adobe Acrobat Professional bukanlah. CutePDF adalah program percuma yang hanya mengeksport fail ke PDF. Muat turun dan pasangkannya; dari fail sasaran, pilih

Fail • Cetak, dan pilih CutePDF dari menu pencetak. (Jika anda menggunakan OpenOffice atau Google Docs, anda tidak perlu memasang CutePDF - kedua-dua membolehkan anda mengeksport ke PDF secara langsung.) 2. Telekomunikasi

Gartner Research meramalkan bahawa menjelang tahun 2009, lebih daripada 25 peratus tenaga kerja A.S. akan telecommute. Telecommuting membolehkan anda menjimatkan kos gas, tetapi anda juga boleh kekal sama produktif apabila bekerja di rumah, terima kasih kepada alat yang memudahkan untuk menyambung dan berkolaborasi (hampir seolah-olah anda berada di pejabat).

Wikis menjadikannya mudah untuk menghantar teks atau dokumen supaya kumpulan boleh membuat komen atau perubahan. Sesetengah wikis adalah percuma dan awam, sementara yang lain lebih fokus kepada perusahaan, dengan ciri keselamatan yang lebih mantap. PBwiki menawarkan tiga perisa: Perniagaan, Akademik, dan Peribadi. Laman ini termasuk alat pengeditan WSIWYG, ruang penyimpanan, penyulitan SSL, pemberitahuan automatik melalui e-mel atau RSS, dan mengawal akses. Ia juga menawarkan harga perniagaan yang munasabah - ia percuma untuk satu hingga tiga pengguna, $ 8 sebulan bagi setiap pengguna untuk 4 hingga 99 pengguna, dan $ 6 sebulan bagi setiap pengguna untuk 1000 hingga 4 pengguna.

Dokumen Google yang disebutkan di atas adalah juga telekomunikasi- mesra, menawarkan cara yang murah dan mudah untuk berkongsi fail (dan menyimpan tab pada perubahan). Sebaik sahaja anda mencipta fail dalam Dokumen Google, hanya jemput orang lain untuk bekerjasama dalam talian. Apabila anda selesai, anda boleh mengeksport fail ke Word, Excel, PDF, atau PowerPoint.

Jika anda menganggap pemikiran untuk menyediakan VPN (rangkaian peribadi maya), perkhidmatan seperti LogMeIn Hamachi mungkin menjadi tiket anda akses VPN jauh tanpa sakit kepala. LogMeIn Hamachi menjanjikan persediaan mudah menggunakan teknologi peer-to-peer untuk membolehkan pekerja mengakses fail di luar tapak. Perkhidmatan ini berfungsi di dalam firewall anda dan kos hanya $ 5 sebulan untuk satu lesen pengguna.

Jika syarikat anda tidak mempunyai, dan tidak perlu, pelayan berpusat, Central Desktop adalah cara untuk membagikan dokumen dalam talian dengan hampir tidak persediaan. Tapak ini membolehkan kumpulan besar atau kecil dengan mudah berkongsi fail, menjejaki siapa yang telah menyemak fail-fail (atau mengubahnya), dan menyediakan desktop yang berasingan untuk berbilang kumpulan pengguna.

Pelan percuma memberi anda ruang 25MB dan menyokong dua ruang kerja dengan lima pengguna setiap satu. Pelan berbayar paling rendah ialah $ 25 sebulan untuk tiga ruang kerja, 10 pengguna masing-masing, dan 500MB penyimpanan fail. Pada akhir yang tinggi, $ 249 sebulan menjadikan anda 100 ruang kerja, 100 pengguna dalaman (pekerja), dan 100 pengguna luaran (vendor, pelanggan, atau rakan kongsi), penyimpanan 25GB, dan penjenamaan tersuai. Bayaran tambahan membawa keselamatan tambahan dan mesyuarat Web.

Untuk lebih banyak petua dan kajian kes, lihat Panduan Sumber Daya Telekomunikasi PC World.

3. Pegang Mesyuarat Dalam Talian

Mengapa terbang keluar untuk melihat pelanggan apabila anda boleh mengadakan mesyuarat di ruang siber? Menggunakan perisian persidangan video percuma, seperti Skype, anda hanya memerlukan Webcam, PC, dan sambungan Internet - menjimatkan wang bukan sahaja pada kos perjalanan tetapi juga jarak jauh juga.

Jika anda ingin menaik taraf kepada perkhidmatan persidangan Web yang lebih mantap, WebEx Cisco membolehkan anda berkongsi dokumen, menyokong sehingga

GoToMeeting adalah satu lagi penyelesaian yang menawarkan VoIP, menyokong mesyuarat dengan sehingga 15 peserta, dan membolehkan anda memberi persembahan, berkolaborasi, atau menyediakan latihan dari desktop anda, menyimpan wang dalam perjalanan kos dan ruang pertemuan. Siapa yang tidak mahu membuat pembentangan dalam piyama mereka?

Untuk kehidupan yang lebih mencabar, Second Life membolehkan anda membuat avatar secara percuma dan bertemu "di dunia," membuat persembahan video, dan mengadakan mesyuarat maya atau sesi latihan. Anda juga boleh membeli ruang pejabat di Second Life jika anda ingin menubuhkan tempat yang lebih kekal untuk pekerja untuk bertemu dan bekerjasama.

4. Membeli Perkakasan Diperbaharui

Walaupun merobek membuka kotak yang mengandungi komputer baru yang berkilat adalah keseronokan yang tidak dapat ditandingi, menjimatkan perniagaan anda satu ikatan yang kedua. Membeli perkakasan yang diperbaharui (hampir baru) adalah cara terbaik untuk mendapatkan urus niaga.

Jika anda mempunyai matlamat anda pada jenama komputer tertentu, pergi ke tapak pengilang itu untuk mencari tawaran mengenai sistem yang diperbaharui. Tetapi perhatikan bahawa setiap vendor menentukan diubahsuai sedikit berbeza. Sebagai contoh, Dell menjual tiga jenis komputer yang diperbaharui, semuanya diuji dan dipulihkan kepada spesifikasi kilang: Diperakui Diperakui termasuk komputer riba dan komputer meja yang dikembalikan kepada Dell dan mungkin mempunyai kecacatan kosmetik atau kecacatan kecil; Terdahulu Terdahulu Baru bermakna PC yang dihantar baru, tetapi pelanggan memutuskan untuk memulangkan sistem tanpa memaksimalkannya; Produk Scratch dan Dent mungkin kelihatan lebih sedikit "dipakai" di luar, tetapi masih berfungsi dengan baik dan tidak mengandungi kesan atau goresan pada bahagian kelapa sawit atau skrin.

Kedai Dell Outlet membolehkan anda mencari desktop Dell yang diperbaharui, aksesori, dan komputer riba mengikut julat harga; kebanyakan barangan itu kos sehingga 35 peratus di bawah runcit. Sebagai contoh, komputer riba Inspiron 1720 yang diperakui Flamingo Pink dengan Intel Core 2 Duo CPU, LCD 17 inci, dan cakera keras SATA 120GB adalah $ 879 di tapak Dell Outlet. Harga bergantung kepada sama ada item tersebut mempunyai calar dan penyok, sama ada ia telah dipesan baru, dan faktor lain. Dan jika anda tidak berpuas hati dengan pembelian anda, anda boleh mengembalikan produk dalam masa 21 hari dari tarikh penghantaran, kurang biaya restocking jika produk tidak rosak.

Jika anda seorang penyembah Mac, Apple menjual produk yang diperbaharui melalui kedai dalam talian. Tetapi jangan menjangkakan simpanan yang besar - sesetengah produk baru adalah hanya $ 200 kurang daripada harga runcit. Walau bagaimanapun, dalam beberapa kes, anda boleh menyimpan lebih banyak lagi. Paparan baru di Apple Store mendedahkan MacBook Air yang diperbaharui (dengan CPU Intel Core 2 Duo 1.6 GHz, paparan skrin lebar 13.3 inci, memori 2GB, cakera keras 80GB PATA dan iSight terbina dalam kamera) disenaraikan pada $ 1499, berbanding $ 1799 runcit. IMac yang diperbaharui (dengan CPU Extreme Intel Core 2 2.8 GHz, paparan skrin lebar 24 inci, memori 2GB, cakera keras 500GB, dan kamera iSight yang terbina dalam) disenaraikan pada $ 1599, berbanding harga runcit $ 2299.

Produk yang diperbaharui Apple dilindungi oleh waranti selama satu tahun, dan anda juga boleh membeli jaminan lanjutan. Produk yang diperbaharui Apple adalah "pra-dimiliki," tetapi laman web Apple mendakwa bahawa setiap item mengalami proses "pengubahsuaian yang ketat sebelum ditawarkan untuk dijual." Sesetengah produk dikembalikan, manakala yang lain dibawa pulang kerana isu teknikal. Untuk membaca senarai lengkap ujian dan kelayakan yang telah diubahsuai, lawati tapak Apple.

Amazon.com mempunyai senarai panjang penjual komputer yang diperbaharui, dan penarafan penjual tapak membolehkan anda dengan segera mengetahui apa yang anda berurusan dengan. Penjual juga melaporkan keadaan peralatan dengan sistem penarafan: Baik, Seperti Baru, Diperbaharui, dan sebagainya. Di bawah Jaminan Beli A-Z Amazon, penjual akan membiarkan anda memulangkan barang jika mereka rosak.

eBay juga menawarkan banyak tawaran. Sebagai pembeli, anda akan mengetahui dengan segera sama ada penjual adalah teduh atau bereputasi berdasarkan ulasan pengguna. Cari penjual dengan banyak maklum balas positif, sekurang-kurangnya 95 peratus. Pastikan anda membuat jawapan melalui maklum balas pembeli untuk melihat ulasan sebelum anda menyelam dan bida. Seperti Amazon, eBay membelikan pembeli, dan komuniti akan membajak sesiapa sahaja jika mereka tidak berada di tahap.

Sistem yang diperbaharui mungkin tidak berada di bawah sebarang jaminan, dan vendor boleh menjualnya kepada anda "seperti yang ada." Ini boleh menjadi mimpi ngeri jika, katakan, sistem operasi hanya dipasang pada cakera keras baru dan pemacu itu tersangkut kembali ke dalam komputer. Pastikan untuk bertanya soalan tentang vendor sebelum membeli.

5. Potong Kos Percetakan

Menurut GreenBiz.com, anda tidak perlu membelanjakan wang menjadi hijau. Anda boleh menyimpan di atas kos kertas jika anda hanya memfokuskan halaman di kedua-dua belah pihak atau menggunakan kepala surat yang lapuk untuk memo dalaman. Jika pejabat anda saat ini melewati memo kertas kepada pekerja, cobalah memoskan memo sebaliknya di lokasi pusat (seperti papan di dekat pendingin air) di mana orang biasanya berkumpul dan akan melihatnya.

Tip lain penjimatan wang adalah menggunakan mod draf pencetak anda untuk mengurangkan penggunaan dakwat dan menggantikan kartrij kurang kerap. Mod draf lebih cepat dan menggunakan kurang dakwat. Apabila mencetak e-mel dan laman Web, semak pilihan "mesra pencetak".

Warna kartrij cetak biasanya lebih mahal, jadi percetakan dalam skala kelabu menggunakan hanya kartrij hitam boleh menjimatkan wang, dan anda akan menggantikan kartrij warna anda selalunya. Kebanyakan pencetak menawarkan banyak tetapan, jadi periksa perisian pencetak anda untuk mengetahui ciri-ciri yang boleh menjimatkan wang.

Jika anda jarang mencetak, tetapi dakwat anda terlalu rendah, ini mungkin kerana pencetak anda secara automatik membersihkan kepala cetak. Untuk mengelakkan ini, cetak secara teratur (sekurang-kurangnya sekali seminggu) untuk mengelakkan penambahan dakwat.

Lihat video PC World, "Cara Simpan Wang pada Percetakan," untuk lebih banyak idea. Kerja Outsource

Banyak perniagaan yang tidak mempunyai profesional IT sepenuh masa atau mempunyai satu orang yang sangat berlebihan yang menguruskan rangkaian dan sistem. Atau mungkin anda mempunyai projek Web yang memerlukan penamat atau pembebasan akhbar mudah yang anda ingin tulis, tetapi tidak mempunyai staf.

Daripada menyewa pemburu kepala (yang mungkin dikenakan biaya 10 hingga 40 peratus gaji pertama tahun pertama sewa) atau agensi temp, gunakan salah satu daripada banyak laman web bebas yang menangani pelbagai fungsi tugas dan tidak membelanjakan sepeser pun. eLance.com adalah satu jenis pasar bebas freelancer di mana kontraktor menyiarkan resume, portfolio, rujukan, dan butiran mengenai kerja mereka. Majikan boleh membuat kerja atau menjemput para freelancers untuk membida secara langsung. eLance menguji freelancers di laman web ini di kawasan kemahiran mereka untuk mengesahkan kemahiran mereka dan membolehkan pelanggan menghantar maklum balas sebaik sahaja pekerjaan selesai.

Guru.com adalah perkhidmatan yang sama yang membolehkan anda mencari senarai freelancer yang tersedia mengikut kategori, menerima tawaran, kerja-kerja anugerah, melihat portfolio, dan kemudian bayar kerja setelah selesai. Setiap profesional dikaji semula oleh majikan yang lalu dan disenaraikan mengikut maklum balas. Laman web ini menawarkan pelbagai kategori pekerjaan - undang-undang, pengaturcaraan, pemasaran, CAD, fotografi - dan percuma untuk majikan.

7. Perisian Perisian Maya

Perisian maya menawarkan banyak manfaat menjimatkan kos, seperti menggabungkan pelayan dan mengurangkan masa sandaran dan pemulihan.

Persembahan industri standard VMware menjalankan gamut, dari suite untuk mengurus pusat data besar ke VMware Workstation untuk menjalankan sistem operasi berbilang pada satu komputer. Dengan menggunakan VMware, anda boleh menguji sistem operasi baru atau mencuba perisian baru tanpa risiko. Pemain VMware boleh didapati secara percuma, membolehkan anda mengimport imej sandaran atau data kongsi.

Virtual Server dan Virtual Virtual Microsoft percuma (mencari di microsoft.com) membolehkan anda menguji virtualisasi dan mencuba alat virtualisasi syarikat Silverlight.

Parallels adalah salah satu penyelesaian mesra Mac yang lebih dikenali. Perisian Parallels berjalan pada tuan rumah Windows dan Linux, serta pada Mac dengan Parallels Desktop untuk produk Mac. (VMware telah mengikuti dan kini menawarkan aplikasi Mac.) Parallels menawarkan pakej virtualisasi desktop, pelayan, dan automasi dengan harga yang lebih murah daripada VMware.

Jika anda lebih suka pergi laluan sumber terbuka, FreeVPS adalah alternatif yang berdaya maju untuk perisian komersil yang disenaraikan di atas. Seperti beberapa produk perisian sumber terbuka yang lain, FreeVPS tidak memberikan sokongan rasmi, tetapi dokumentasi penuh boleh didapati di laman web.

Walaupun ekonomi mungkin tidak pasti, gabungan perisian percuma, perkhidmatan percuma dan sedikit daripada celik boleh membantu setiap perniagaan mengekang kos teknologi.