Peraturan Penggunaan untuk Mengatur E-mel secara automatik

Peraturan mel Outlook menyusun secara automatik pesanan masuk saya ke dalam satu siri folder. Mesej dari editor tertentu mengenai topik tertentu pergi ke satu folder. Mel yang mengandungi lampiran yang tidak diingini berlaku ke folder sampah. Mesej keutamaan dari orang yang menghormati teg itu masuk ke dalam folder ketiga. Ini hanya beberapa cara untuk menyusun mel untuk memastikan perniagaan bergerak.

Mari cari mesej dari orang tertentu mengenai topik tertentu. Sebelum membuat peraturan, tambahkan folder baru jika diperlukan. Pilih Fail, Baru, Folder, taipkan nama, dan klik OK.

Dalam tetingkap utama Outlook, pilih Alat, Peraturan dan Makluman. Klik Peraturan Baru. Anda mungkin akan memilih salah satu pilihan Tetap Diatur; peraturan saya kebanyakannya bergantung kepada pilihan pertama, Alih mesej dari seseorang ke folder. Klik Seterusnya.

Klik kotak pilihan pertama, dari orang atau senarai edaran. Tandakan kotak semak yang menyatakan dengan kata-kata khusus dalam subjek atau badan. Di bahagian bawah tetingkap, klik biru orang atau senarai edaran, pilih kenalan, dan klik OK. Klik kata-kata khusus, tambah perkataan atau istilah yang sering digunakan, seperti "laporan mingguan," dan klik Tambah dan OK. Klik ditentukan, pilih folder, dan klik OK. Klik Seterusnya dua kali.

Tetingkap pengecualian membolehkan anda menambah lama "dan bukan" gaya carian, veto peraturan sebelum ini jika salah satu ini dicetuskan. Saya tidak memerlukan peraturan untuk senarai ringkas ini, tetapi saya akan menggunakan sistem pengisihan yang lain kemudian. Klik Seterusnya. Masukkan nama untuk peraturan itu, dan klik Selesaikan.

Saya suka menambahkan beberapa lagi syarat untuk peraturan lain, seperti menyusun folder yang ditandakan Prioriti Tinggi saya. Terlalu ramai orang menggunakan teg mel Keutamaan Tinggi dengan sesuka hati. Untuk membuat peraturan yang menyusun mesej itu ke dalam folder tertentu, tandakan kotak ditandai sebagai kepentingan, dan tetapkannya kepada Tinggi. Pilih penghantar dalam Buku Alamat yang ditentukan, dan pilih kenalan Outlook anda supaya spam atau surat tidak diminta tidak memicu aturan. Dalam skrin pengecualian, gunakan kecuali jika dari orang atau senarai edaran pilihan untuk mengambil kenalan mencetuskan kenalan daripada peraturan.

Eksperimen dengan cara untuk menyusun peraturan ini untuk membantu mengatasi kekurangan peti masuk dan berfungsi dengan cekap. Setiap kali mesej tiba, anda akan dibayar balik untuk menghabiskan masa membuat peraturan.