Mengapa IT Harus Mula Melontarkan Data Jauh

Ini boleh menjadi mimpi ngeri simpanan: Memandangkan keperluan pengawalseliaan yang semakin berkembang dan peranan utama bahawa rekod elektronik kini dimainkan dalam tindakan undang-undang, sesetengah perusahaan menyimpan setiap bit data yang mereka ada, hanya untuk selamat. Sebagai tolok ukur permintaan storan, IDC mengatakan jumlah penyimpanan cakera yang dihantar tahun lepas meningkat 40.5 peratus dari 2007.

Pasti, media penyimpanan semakin murah. Kos penyimpanan gigabyte cakera jatuh lebih daripada 27 peratus dari 2007 hingga 2008, menurut IDC. Tetapi dengan keperluan storan dari perusahaan purata berkembang dengan pesat, memastikan semuanya selama-lamanya dapat mencipta cabaran pengurusan jangka panjang dan menyebabkan sakit kepala ketika sesuatu yang perlu ditemui. Penganalisis, peguam, dan vendor mengatakan perusahaan lebih baik menyingkirkan beberapa data - tetapi melakukannya dengan bijak. Untuk jabatan-jabatan IT, itu bermakna perancangan, berhati-hati melaksanakan, dan tidak melakukannya sendiri.

"Lebih banyak syarikat sensitif terhadap fakta bahawa kita tidak boleh terus membuang storan pada isu ini," kata penganalisis IDC, Rick Villars. Membiarkan kedai data yang berkembang pesat membangun tahun demi tahun tidak lestari, katanya. Syarikat-syarikat yang menyelamatkan semuanya selalunya orang-orang yang tidak pasti apa yang perlu diselamatkan atau dipadamkan, dia menambah - tanda bahawa mereka menetapkan diri mereka untuk masalah.

[Bacaan lanjut: Kotak NAS terbaik untuk streaming media dan sandaran]

Di samping harga cakera, kaset, rangkaian dan pengurusan, menumpuk terlalu banyak data boleh kembali menghantui sebuah syarikat dalam hal tuntutan hukum. Ia mungkin berharga $ 1 juta untuk mencari dan menyusun data yang diminta dalam "e-discovery," proses pengumpulan data elektronik sebagai bukti, kata Andrew Cohen, wakil presiden e-penemuan dan pematuhan di EMC.

Mereka yang telah mengkaji dilema ini mencadangkan pelbagai langkah untuk memastikan bahawa syarikat tidak menjimatkan terlalu banyak atau membahayakan dirinya sendiri dengan tidak memadamkan maklumat.

Masalah penyimpanan data Setiap organisasi perlu menyimpan maklumat untuk tujuannya sendiri, seperti memori institusi, pemeriksaan dan analisis transaksi, dan sebagainya. Tambahan pula, peraturan-peraturan seperti Akta Sarbanes-Oxley dan Akta Kemampuan Portabiliti dan Akauntabiliti Insurans Kesihatan (HIPAA) memerlukan perusahaan untuk menyimpan beberapa jenis kandungan untuk tempoh yang ditetapkan. Dan lebih banyak peraturan sedemikian ada dalam karya-karya itu, kata penganalisis Enterprise Strategy Group Brian Babineau. "Jika anda berada dalam perniagaan, anda akan dikawal entah bagaimana," katanya.

Tetapi menyimpan maklumat membuat anda risikonya: Permintaan E-discovery dalam tuntutan undang-undang mendedahkan data dan pengurusan data syarikat untuk menutup pengawasan. Semakin banyak anda menyimpan, semakin banyak mereka boleh meminta, meningkatkan peluang penemuan yang merosakkan. Tetapi jika maklumat penyimpanan dan pemadaman maklumat anda tidak ketat dan konsisten, anda boleh kehilangan manfaat keraguan di mahkamah tentang mengapa beberapa maklumat tidak tersedia.

Dalam beberapa kes, peraturan memberitahu anda apa yang harus anda lakukan, tetapi sering mereka memberitahu anda sekurang-kurangnya yang perlu anda lakukan atau, dalam hal Peraturan Persekutuan untuk Prosedur Awam, memberikan garis panduan cara membuat keputusan penyimpanan tetapi tidak menetapkannya.

Sesetengah syarikat yang telah mematuhi peraturan data selama bertahun-tahun mempunyai jabatan yang mengkhusus dalam pengurusan rekod, yang bermula dengan kepingan kertas. Oleh kerana undang-undang cenderung rumit dan berbeza di antara negara, pakar ini sering mempunyai manual keperluan tebal untuk pelbagai jenis data, yang tidak dapat diterjemahkan dengan mudah ke dalam satu set prosedur oleh jabatan IT.

Mulai dengan analisis storan, bukan teknologi storan atau prosedur Langkah pertama ialah menentukan data apa yang harus disimpan, maka apakah cara untuk menyimpannya. IT boleh memainkan peranan utama di sini, menggunakan perisian analisis data, kata Babineau. Syarikat seperti perisian menjual Exterro, Vivisimo, Otonomi, dan Digital Reef yang membantu mengenal pasti data yang ada syarikat dan bagaimana pekerja mereka biasanya menggunakan data tersebut. Maklumat itu boleh membantu dalam memutuskan apa yang perlu dikumpulkan dan dikekalkan, untuk tujuan undang-undang dan korporat.

Jabatan IT boleh dan harus menilai dasar pengekalan mereka untuk meminimumkan berapa banyak yang perlu mereka simpan, kata penganalisis Forrester Research, Andrew Reichman. Sebagai contoh, adalah mungkin untuk menyatukan penduduk pengguna ke dalam kategori seperti eksekutif, pekerja belakang pejabat, dan orang yang berurusan dengan harta intelek syarikat, dan merawat e-mel mereka secara berbeza. Tetapi ini perlu dilakukan dengan dasar yang tepat dan konsisten untuk dipertahankan secara sah, katanya.

"Semakin banyak anda boleh memisahkan sekeping data kecil yang benar-benar sensitif dari seluruh data yang tidak sensitif, kos akan menjadi lebih rendah, "kata Reichman.

Tetapi pada akhirnya, teknologi tidak boleh menulis dasar untuk anda. "Perlu ada pertemuan fikiran antara IT dan pegawai pematuhan," kata Babineau.

Proses ini sukar kerana kedua-dua kumpulan pada dasarnya bercakap bahasa yang berbeza. Pentadbir IT cenderung melihat sedikit data berdasarkan aplikasi atau jabatan yang dikaitkan dengannya, sementara pengurus rekod mungkin memikirkannya dari segi harta intelek atau konsep lain. Mendapatkan mereka untuk bekerjasama adalah cabaran organisasi yang beberapa telah diselesaikan dengan menggabungkan kumpulan, sementara syarikat lain mempunyai pakar rekod hanya menasihatkan pasukan IT, kata Villars IDC.

Backup dan pengarsipan tidak boleh dikelirukan Setelah pasukan telah berkumpul untuk dasar-dasar kraf, adalah idea yang baik untuk memisahkan sandaran daripada arkib, kata Babineau ESG. Tujuan cadangan adalah untuk membuat salinan segala-galanya, sehingga perniagaan dapat kembali pada kaki setelah kehilangan data yang tidak diharapkan. "Entah bagaimana kita telah mengubahnya menjadi 'Cara yang baik untuk menyelamatkan data', katanya.

Sistem sandaran tidak mempunyai kawalan berbutiran yang diperlukan untuk menyimpan beberapa jenis maklumat untuk masa yang singkat dan yang lain untuk lebih lama, dia cakap. Sebagai contoh, jika rekod perniagaan tertentu perlu disimpan selama tujuh tahun, tempat yang salah untuk menyimpannya adalah pada pita sandaran dengan 55,000 fail lain.

"Jika anda ingin menyimpan rekod perniagaan selama tujuh tahun, anda mempunyai untuk menyelamatkan 55,000 fail selama tujuh tahun juga, "kata Babineau. Dan menggunakan proses sandaran berasingan bagi jenis data dengan keperluan pengekalan yang berbeza adalah mahal dan rumit, ia menambahkan.

Pengarsipan harus digunakan hanya untuk secara selektif mengekalkan maklumat untuk jangka waktu tertentu. Dipisahkan daripada sandaran dan dilakukan dengan alat khusus, proses berjalan lebih lancar dan menghalang terlalu banyak maklumat yang terlalu banyak atau terlalu kecil, kata Babineau. IBM, Symantec, dan lain-lain menawarkan aplikasi berasingan yang menganalisis data untuk sandaran dan pengarkiban berdasarkan dasar, dan CommVault menawarkan alat tunggal yang boleh memisahkan calon untuk sandaran dan pengarsipan.

Menangani cabaran e-penemuan adalah sukar prospek e-discovery dapat memberikan masalah yang lebih sulit untuk diselesaikan. Penemuan E melibatkan satu pihak dalam tuntutan mahkamah yang mencatat rekod elektronik dari pihak lain mengenai beberapa perkara yang menurutnya relevan dengan kes itu. Biasanya sebahagian besar permintaan e-penemuan ialah e-mel yang melibatkan pekerja yang mungkin dihubungkan dengan kes itu, tetapi permintaan itu juga termasuk dokumen pemprosesan perkataan, kod sumber, atau jenis data lain, kata Wendy Curtis, penasihat khusus Bagi e-discovery di Orrick Harrington & Sutcliffe.

Sebaik sahaja syarikat itu dapat dengan munasabah menjangka ia akan dituntut, ia mempunyai kewajipan untuk memegang apa-apa rekod yang melibatkan orang atau projek yang berkaitan dengan dakwaan saman itu. Ini bermakna semua pembersihan data itu harus berhenti, walaupun ia rutin dan automatik, kata Curtis.

Kenapa? Kerana sekiranya plaintif mencari maklumat melalui e-discovery dan belajar ia dibersihkan selepas tarikh yang sepatutnya tidak, itu boleh membawa kepada komplikasi yang tidak perlu meningkatkan kos litigasi atau menyakiti kes syarikat, kata Curtis.

Ketakutan tentang senario jenis ini adalah yang mendorong beberapa organisasi untuk menyimpan semua data mereka. Tetapi itu tidak semestinya idea yang baik, katakan Curtis dan lain-lain. Sekiranya semuanya disimpan, mencari bahagian yang relevan menjadi lebih sukar dan lebih mahal.

Secara umum, mahkamah tidak akan berkerut mengenai pemadaman rekod jika ia dilakukan mengikut dasar dan jadual yang mantap - dan jika syarikat itu tidak mempunyai alasan untuk berfikir ia akan dikenakan saman atas sesuatu yang berkaitan dengan rekod tersebut. "Undang-undang dan mahkamah mengiktiraf pelabuhan yang selamat untuk pemusnahan rekod mengikut dasar yang mantap selagi syarikat tidak terlibat dalam atau mengantisipasi tindakan undang-undang," kata Curtis.

Bagaimanapun, dasar itu mesti tepat dan diikuti surat itu, tambahnya. Jika jabatan IT ditanya berapa kerap ia membersihkan e-mel lama seseorang, "generalisasi tidak mencukupi," katanya. "Ia perlu tepat." Dalam syarikat-syarikat yang cenderung didakwa sering, seperti firma perkhidmatan kewangan, IT mungkin perlu melaksanakan dasar pengekalannya dengan kerjasama pengacara syarikat, katanya.

E-discovery adalah di mana rencana terbaik untuk memegang kepada data, mematuhi peraturan-peraturan, dan secara beransur-ansur membersihkannya semua boleh putus-putus, kata Cohen EMC. Sebagai contoh, syarikat mungkin mempunyai kitaran pembersihan selama tiga tahun untuk mematuhi undang-undang yang memerlukan tiga tahun pengekalan. Sekiranya tuntutan undang-undang berlaku dan beberapa dokumen perlu dipegang undang-undang - yang berterusan selama-lamanya - sebuah syarikat harus dapat memisahkan mereka daripada yang lain supaya ia dapat meneruskan dasar pembersihannya.

Semua penjual utama pengarsipan menawarkan alat yang menjanjikan untuk mengatasi pemisahan sedemikian sehingga Anda dapat terus membersihkan informasi yang tidak tertakluk kepada e-penemuan. Mereka tidak sempurna, tetapi kebanyakan boleh menyemak kerja mereka sendiri, kata Babineau ESG. Sebagai contoh, pentadbir boleh menjalankan analisis lebih daripada satu kali dan perisian akan menyampaikan laporan mengenai sebarang percanggahan di antara hasil.

Bagaimana untuk memikirkan perkakasan dan perisian penyimpanan

Sekali perniagaan telah mengira sandaran, pengekalan, dan strategi dan dasar e-penemuan, mereka boleh mula menyiasat produk, kata penganalisis Ovum Tim Stammers. Dalam membuat penilaian produk, mereka harus terlebih dahulu mengetahui betapa cepatnya keperluan simpanan mereka sebenarnya semakin berkembang. Selain itu, mereka harus ingat bahawa harga storan jatuh, jadi ia tidak masuk akal untuk membeli lebih daripada yang mereka perlukan sekarang. Juga, mereka harus melihat strategi yang melibatkan deduplication data, yang menghilangkan unsur-unsur umum dokumen yang ada banyak salinan dan secara dramatik dapat mengurangkan jumlah kapasiti yang mereka perlukan, nota Stammers. Dan mereka harus mempertimbangkan alternatif untuk penyimpanan dalaman, seperti penyimpanan awan, yang mungkin lebih menjimatkan. Walaupun cakera akan menjadi lebih mahal dari masa ke masa, kakitangan dalaman untuk menguruskannya tidak akan, Stammers menegaskan.

Syarikat-syarikat yang tidak digali melalui jenis soalan atau memeriksa dasar pengekalan mereka boleh membuat pilihan yang salah dan berakhir melabur dalam simpanan lebih banyak daripada yang mereka perlukan, kata Babineau.