Cara yang Lebih Baik Untuk Kongsi Dokumen

Salah satu cara paling mudah untuk bekerjasama dengan rakan perniagaan atau rakan sekerja adalah untuk menghantar e-mel kepada mereka, tetapi juga salah satu tabiat yang paling sukar untuk dipecahkan juga. Dan sementara e-mel sangat meresap dan hampir seketika, tanggapan kolaborasi bersiri - saya bekerja pada dokumen, menghantarnya kepada anda dan anda bekerja di atasnya dan hantar kembali - kekok. Dokumen yang dilampirkan boleh menyumbat sistem e-mel atau mendapat ditolak oleh penapis. Jika lebih daripada dua orang mengerjakannya, seseorang harus bertanggungjawab untuk menyelesaikan konflik.

Terdapat cara yang lebih baik dan saya akan menunjukkan kepada anda beberapa alternatif. Untuk mendapatkan sekitar menghantar fail besar melalui e-mel, mungkin terdapat lebih kurang sedozen atau lebih perkhidmatan seperti YouSendIt.com yang membolehkan anda memuat naik fail dan kemudian hanya menggunakan e-mel untuk memberitahu orang di mana mereka boleh pergi untuk memuat turunnya. Tetapi itu tidak begitu memuaskan, dan pilihan yang lebih baik adalah menggunakan sesuatu seperti Google Docs. Fikirkan ini sebagai cakera keras bersama anda di awan. Sebarang format Office dan PDF boleh dimuat naik ke perkhidmatan Google, sebaik sahaja anda menyediakan akaun Gmail. Masalahnya adalah bahawa anda masih perlu mengeditnya secara serentak.

Untuk menyelesaikan masalah ini, lihat Etherpad.com, yang pada dasarnya menetapkan laman web masa nyata untuk dokumen anda. Ia memberikan URL rawak, dan ini baik dan buruk. Baik, kerana sebaik sahaja anda mengetahui URL anda boleh dengan mudah mendapat akses ke dokumen itu. Tidak baik, kerana tidak ada keselamatan sebaik sahaja anda mengetahui URL, jadi sesiapa sahaja boleh melihat apa yang anda lakukan. Tetapi untuk penyuntingan bersama masa nyata yang cepat, ia tidak boleh ditewaskan. Anda mempunyai tetingkap sembang di sebelah mana anda boleh berkongsi ulasan, dan setiap perubahan penulis diberi warna sorotan yang berbeza, supaya anda dapat melihat dengan cepat sumbangan mereka. Anda juga boleh melancarkan semula versi sebelumnya yang disimpan, yang merupakan ciri yang sangat bagus jika anda cuba mencari sesuatu yang hilang dalam strim edit. Dan, ia adalah percuma. (Terdapat perkhidmatan yang sama dari Textflow.com untuk $ 100 setiap pengguna setiap tahun.)

[Bacaan lanjut: Perkhidmatan streaming TV terbaik]

Sesuatu yang lebih selamat, dan lebih banyak ciri-ciri, adalah Box.net. Ini bermula sebagai perkhidmatan sandaran dalam talian (lihat lajur saya di sini), tetapi telah berkembang menjadi sesuatu yang lebih. Sekumpulan orang boleh berkongsi koleksi dokumen yang diposkan ke laman Web mereka sendiri. Anda boleh melakukan pencarian teks penuh di koleksi ini, dan juga berbincang dengan thread. Kos adalah $ 15 setiap pengguna sebulan. Dan tidak seperti Etherpad, anda boleh berkongsi semua jenis fail, bukan hanya dokumen pemproses kata.

Perkhidmatan terakhir yang saya ingin sebutkan ialah Drop.io. Ini seperti Box di mana anda boleh menyimpan pelbagai jenis fail dan melakukannya dengan selamat, seperti Etherpad kerana anda mempunyai sembang masa nyata. Tetapi ada banyak lagi yang berlaku di sini. Perkara yang menarik tentang Drop.io ialah bahawa anda mempunyai banyak cara untuk mendapatkan maklumat masuk dan keluar dari halaman Web yang dikongsi. Anda boleh memuat naik kandungan melalui Web, e-mel, menghantar melalui mesej teks, suapan Facebook, atau bahkan telefon atau fakskannya. Panggilan telefon disimpan sebagai fail audio. Anda boleh mencuba perkhidmatan secara percuma. Jika anda hanya mahu membuat satu "drop" atau halaman kongsi yang $ 10 setahun untuk 1 GB ruang. Terdapat pelan lain yang lebih mahal jika anda mahukan lebih banyak storan atau ciri. Satu lagi perkhidmatan yang perlu diperhatikan adalah ContentCircles.com, yang mempunyai pelan $ 10 sebulan untuk ruang yang tidak terhad.

Semua ini merupakan alternatif yang hebat untuk menghantar fail seterusnya melalui e-mel, dan boleh membantu anda menjimatkan masa dan mengurangkan kekecewaan kerjasama siri. Beritahu saya apa yang anda fikirkan mengenai perkhidmatan itu, atau jika anda mempunyai orang lain yang anda gunakan secara rutin.

David Strom adalah bekas ketua pengarang Network Computing, Tom's Hardware.com, dan DigitalLanding.com dan rangkaian bebas perunding, blogger, podcaster dan pembicara profesional yang berpangkalan di St. Louis. Dia boleh dihubungi di [email protected].