DocSend for Outlook - Komunikasi yang lebih baik menggunakan dokumen

Kami sering menghantar banyak dokumen menggunakan Microsoft Outlook . Sekarang buat komunikasi anda lebih berkesan dengan dokumen dengan add-on untuk Outlook, ` DocSend `. DocSend for Outlook membuat dokumen menjadi saluran yang lebih berkesan dan lebih bermakna untuk komunikasi. Setelah anda memasangnya, anda akan dapat mengakses fail anda dan membuat pautan DocSend dengan mudah apabila anda perlu kebanyakan, iaitu ketika anda menghantar e-mel. Walau bagaimanapun, terdapat lebih banyak lagi untuk DocSend for Outlook daripada hanya menghantar dokumen dan lampiran. Teruskan membaca untuk mengetahui tentang tambahan baru ini untuk Microsoft Outlook.

DocSend for Outlook

Mari bermula dengan asas-asas. DocSend bukan aplikasi baru; yang telah lama berada di sini. Walau bagaimanapun, DocSend sebagai tambahan untuk Outlook adalah perkara yang baru. Ini pada mulanya merupakan alat analisis untuk dokumen; terutamanya untuk yang anda hantar melalui e-mel. Kami sering tertanya-tanya apabila kami menghantar dokumen melalui e-mel; sama ada orang itu telah melihat dokumen atau tidak. Selain itu; untuk dokumen sulit yang kita bimbang lagi jika penerima dokumen itu telah meneruskannya lagi. Dengan bantuan DocSend anda boleh mengetahui apa yang berlaku pada dokumen anda. Dari mengetahui apabila orang itu membukanya, berapa kali, sama ada ia dimuat turun atau tidak dan sama ada ia dikemukakan kepada seseorang; anda boleh menyimpan jejak segala-galanya menggunakan DocSend.

Sekarang, alat ini tersedia untuk Outlook Mail. DocSend for Outlook melakukan kerja yang sama apabila digunakan sebagai tambahan untuk Outlook Mail. Ia menghubungkan akaun DocSend anda kepada Outlook Mail untuk menjadikan komunikasi dokumen lebih mudah. ​​

Untuk mendapatkan DocSend untuk Outlook, semua yang anda lakukan adalah melawat laman utama untuk memuat turunnya secara percuma. Ini aplikasi web, yang dibuka dalam penyemak imbas anda. Hanya mendaftar dengan alat.

Sekarang anda boleh menghubungkan dokumen-dokumen dari PC anda, Box, Dropbox, Google Drive dan OneDrive pada DocSend for Outlook.

Inside DocSend for Outlook

Alat DocSend. Sebaik sahaja anda log masuk ke DocSend, anda boleh melihat papan pemuka berikut.

Menu sebelah kiri alat DocSend terdiri daripada tab Papan Pemuka, Dokumen, Hadir, Kenalan, Pasukan dan Tambah.

Fungsi DocSend agak seperti mana-mana alat perkongsian dokumen. Ia mewujudkan pautan untuk setiap dokumen yang anda perkongsian dengan kenalan anda. Anda juga boleh membuat pautan yang berbeza untuk satu dokumen untuk menyimpan jejak dokumen anda. Setiap kali penerima anda mengklik pada pautan, anda akan mendapat statistik mengenai dokumen itu. Sebagai contoh, Lawati Statistik ditunjukkan dalam imej berikut:

Cara menggunakan DocSend untuk Outlook

Oleh kerana kita telah memahami cara kerja DocSend, kini mari lihat bagaimana cara Kerja DocSend untuk Outlook Mail.

Apabila anda telah mendaftar dengan DocSend, anda boleh melihat tambahan dalam Outlook Mail anda. Klik pada Mail baru, dan lihat bahagian bawah sebelah kanan tetingkap mel yang baru dibuka. Cari ikon berikut dalam warna biru.

Apabila anda mengklik pada logo ini, tetingkap DocSend akan dibuka di sebelah kanan e-mel. Seperti yang anda dapat lihat dalam imej berikut, terdapat pelbagai tab / fungsi yang termasuk di bawah DocSend for Outlook.

Anda boleh melihat dokumen yang sudah ada pada DocSend di bawah `My Documents`. Dalam imej di atas, saya telah memasukkan hanya 3 dokumen. Walau bagaimanapun, jika senarai itu panjang, anda boleh mencari dokumen yang dikehendaki dalam tetingkap Cari. Anda juga boleh memuat naik dokumen dan kemudian menggunakan DokSend untuk Outlook jika dokumen yang dikehendaki tidak hadir dalam senarai anda.

Setelah anda memilih dokumen yang dikehendaki yang anda ingin hantar kepada rakan sekerja atau rakan anda, anda boleh mula menetapkan sifatnya. Apabila anda memilih dokumen untuk menghantar melalui e-mel, anda boleh melihat tetingkap berikut dalam DocSend untuk Outlook.

Seperti yang dapat anda lihat dalam imej di atas, untuk setiap dokumen yang anda boleh,

• Benarkan (atau tidak membenarkan) tontonan tanpa nama
• Benarkan (atau tidak benarkan) memuat turun
• Tetapkan (atau tidak tetapkan) tarikh tamat tempoh
• Kod keselamatan melindungi (atau tidak menetapkan kata laluan untuk dokumen)

4 tab mempunyai butang Aktif dan Mati di sebelah kanan. Dengan cara ini, anda boleh membuat keputusan (dan mengawal) apa yang boleh dilakukan penerima dengan dokumen itu. Sebagai contoh, jika anda memilih `Mati` untuk `Benarkan Mengunduh`, penerima hanya dapat melihat dokumen itu, tetapi tidak boleh memuat turunnya di PCnya. Begitu juga, anda juga boleh menetapkan tarikh tamat tempoh dokumen itu, dengan membuat pilihan `tetapkan tarikh tamat` `Aktif`.

Oleh itu, DocSend for Outlook membolehkan anda memilih sehingga apabila penerima dapat melihat dokumen itu di dalam peti melnya. Selepas tarikh tamat tempoh (dan masa), penerima tidak akan melihat dokumen itu sama sekali. Ciri ini sangat berguna untuk dokumen yang mempunyai kehidupan terhad, seperti laporan harian atau statistik.

Jika dokumen anda tidak dilindungi oleh kata laluan, bimbang tidak! Anda kini boleh menetapkan kata laluan menggunakan DocSend untuk Outlook. Klik pada butang On / Off di depan `Kod perlindungan yang dilindungi` dan anda boleh memasukkan kata laluan itu ke sana.

Akhirnya, sebaik sahaja anda memilih semua pilihan dan tetapkan sifat untuk dokumen itu dihantar, kini anda boleh masukkan pautan untuk dokumen itu. Ini tidak lain tetapi DocSend for Outlook mencipta pautan unik untuk dokumen yang akan dihantar. Ini akan dimasukkan ke dalam badan e-mel.

Penerima akan melihat pautan ini dalam e-mel yang diterima, dan bukan dokumen itu sendiri. Apabila penerima mengklik pada pautan, ia akan dibuka dalam penyemak imbas. Dari sana, penerima boleh memandang, memuat turun atau mencetak dokumen, bergantung kepada akses yang diberikan kepada penerima oleh anda. Tetingkap kelihatan seperti berikut:

Selain dari tindakan biasa, DocSend for Outlook menawarkan satu lagi ciri yang lebih menarik. Penerima boleh memberi komen atau bertanya soalan berdasarkan dokumen melalui DocSend for Outlook.

Kesimpulan

Kami berpendapat bahawa DocSend for Outlook adalah alat yang baik untuk mengurus dokumen. Kebanyakan kerepotan yang berkaitan dengan dokumen, seperti menghantarnya, melindungi mereka menggunakan kata laluan dan menguruskan senarai penerima boleh ditangani dengan baik dengan DocSend for Outlook. Anda boleh membaca blog di DocSend untuk Outlook pada Blog DocSend.

Marilah kita tahu pengambilan anda pada alat ini