Dapatkan Alat Penjejakan Perbelanjaan Perniagaan Besar Untuk Pejabat Kecil Anda

ExpenseWatch membantu perniagaan kecil dan sederhana menjejaki dan meluluskan kos syarikat melalui aplikasi berasaskan pelayar. Sekiranya anda menggunakan sistem kertas berasaskan kertas atau lain-lain untuk menguruskan permintaan pembelian dan invois, perkhidmatan itu mungkin menjimatkan kos buruh dengan mengautomasikan proses-proses ini. Ia juga dapat menjimatkan wang anda dengan alat pengauditannya, memberikan perspektif baru di mana anda boleh mengurangkan belanjawan. Alat-alat ini adalah standard di syarikat-syarikat besar, tetapi ExpenseWatch boleh meletakkan pakaian anda yang lebih kecil pada kedudukan yang sama.

ExpenseWatch dipecah menjadi lesen pengguna bulanan untuk setiap tiga alatnya: perjalanan dan hiburan, pembelian, dan pengurusan invois. Anda pada dasarnya memerlukan lesen untuk setiap pengguna serentak, seperti bilangan orang yang biasanya melakukan perjalanan sekaligus untuk pengurus pertama atau satu untuk pengurus pembelian. Setiap lesen perjalanan dan hiburan berharga $ 16 sementara dua jenis lain menelan kos $ 31 setiap satu. (Percubaan percuma juga tersedia.)

Alat perjalanan dan hiburan membolehkan pekerja di jalan masuk langsung kos kerana ia berlaku. Anda akan dapat menyediakan parameter automatik untuk kelulusan - seperti kos makan malam dengan pelanggan sehingga $ 35 / orang - atau menerima transaksi secara manual. Kemudian barang-barang ini secara automatik boleh dialihkan ke jabatan perakaunan anda untuk bayaran balik dan simpan kira lain. Fungsi pengauditan - seperti membandingkan pendapatan pelanggan bersekutu dengan perbelanjaan mereka - boleh membantu mendapatkan perspektif yang lebih besar mengenai cara anda membelanjakan.

[Bacaan lanjut: Perkhidmatan streaming TV terbaik]

Alat pembelian membolehkan pekerja membuat permintaan untuk bekalan pejabat atau barang-barang yang lebih besar, mengekalkan laluan automatik- atau manual-kelulusan yang sama. Anda boleh membuat pembelian dengan beberapa laman web, termasuk Dell, CDW, dan Depot Office, secara automatik memasukkan transaksi tersebut ke dalam sistem anda. Atau anda boleh memasukkan maklumat pembelian secara manual. Laporan terperinci berapa banyak yang anda belanjakan pada pembekal terbesar anda; anda boleh menggunakan data tersebut untuk berunding untuk diskaun atau faedah lain.

Alat pengurusan invois menjejaki belanjawan dan pembayaran kerja kontrak dan invois lain. Seperti dua alat lain, ia mewujudkan aliran kerja dan proses kelulusan. Ia dokumen yang meluluskan kontrak dan invois, dan belanjawannya. Invois yang dibuat dengan alat pembelian secara automatik termasuk backstory itu, tetapi invois yang tidak berkaitan juga boleh ditambah. Dan banyak parameter, seperti had anggaran, boleh membantu anda menjejaki kos ini.

Jika syarikat anda berkembang dan membelanjakan lebih banyak, perbelanjaan dan alat pengauditan ini amat berguna. Mungkin anda telah menambah pekerja baru yang perlu membuat pembelian atau mempunyai belanjawan yang lebih besar; anda akan memastikan bahawa perniagaan tidak menjadi membazir. Atau jika anda menghadapi masa yang lebih berat, anda mungkin menggunakan alat untuk menyelaraskan proses kelulusan anda dan menunjukkan tempat untuk dipotong. Dalam kedua-dua keadaan - atau gabungan keduanya - ExpenseWatch mungkin hanya apa yang anda perlukan untuk memastikan perniagaan berkembang maju.

Zack Stern adalah penulis lepas dan editor yang berpusat di San Francisco