Buat peraturan folder dalam prospek ms untuk surat masuk - membimbing teknologi

Ramai daripada anda orang yang menggunakan MS Outlook sebagai pelanggan e-mel. Selain itu, kemungkinan anda telah mengintegrasikan beberapa akaun e-mel untuk menghantar e-mel ke klien desktop anda. Dalam senario sedemikian, apabila anda menerima banyak mel maka menjadi penting untuk mengetahui cara mengasingkannya dan periksa yang penting terlebih dahulu.

Daripada melakukan ini secara manual, anda mungkin ingin mempunyai folder khusus untuk pelbagai jenis e-mel supaya pesanan masuk disusun dalam folder masing-masing. Untuk Outlook automasi seperti ini, anda boleh membuat peraturan dan menggunakan sama untuk setiap e-mel yang masuk. Oleh itu ia menolak mesej ke folder yang ditentukan. Konsepnya sama dengan penapis dan label dalam Gmail.

Sebagai contoh, saya mahu semua mel dari "Sandeep Agarwal" untuk mencapai folder bernama Self. Inilah caranya saya menetapkan peraturan untuknya.

Langkah-langkah untuk Membuat Peraturan E-mel

Proses yang sama berlaku untuk semua jenis peraturan e-mel. Ini adalah contoh terperinci, yang menunjukkan proses yang disebutkan. Anda akan mempunyai anda pilih / menentukan parameter mengikut apa yang anda mahu.

Langkah 1: Navigasi ke tab Alat dan pilih pilihan Peraturan dan Makluman.

Langkah 2: Fokus tab Peraturan E - mel dan tekan butang membaca Peraturan Baru (Ubah Peraturan jika anda mengubah suai yang sedia ada).

Langkah 3: Di bawah Tetap dianjurkan seksyen menyerlahkan keperluan asas anda (saya pilih, Gerakkan mesej dari seseorang ke folder).

Nota: Di bahagian bawah dialog yang sama anda akan menemui bahagian yang mengatakan Langkah 2. Anda perlu klik pada setiap pautan yang ditunjukkan selepas " Memohon peraturan ini selepas mesej tiba " dan mengedit keperluan anda. Dalam konteks saya adalah: -

Langkah 3 (a): Pilih orang yang anda mahu memohon peraturan tersebut (iaitu e-mel yang datang dari orang yang dipilih). Senarai ini akan menunjukkan hanya orang yang ditambahkan pada kenalan anda. Oleh itu, anda perlu memastikan bahawa anda telah menambah kenalan yang dikehendaki sebelum anda memulakan.

Langkah 3 (b): Pilih folder yang anda mahu mel dihantar / dihantar ke. Anda juga boleh membuat folder baru di sini.

Langkah 4: Seterusnya, anda boleh memperbaiki aturan anda dengan menambah lebih banyak kekangan atau parameter kepada peraturan asas. Sebagai contoh, mesej dengan Subjek tertentu. Anda juga perlu menyemak pilihan pilihan dan klik pada pautannya untuk memperbaiki peraturan atau menambah keterangan.

Langkah 5: Sekiranya terdapat pengecualian kepada peraturan yang tidak dapat anda konfigurasikan dalam langkah-langkah di atas, anda boleh melakukannya di sini.

Langkah 6: Anda kini selesai dan boleh memilih untuk Selesai. Walau bagaimanapun, saya mencadangkan anda untuk memeriksa Jalankan peraturan ini sekarang … bersama dengan Menghidupkan peraturan ini. Ini memastikan bahawa mesej baru dan sedia ada yang memenuhi peraturan dipindahkan ke folder masing-masing.

Alternatif Lebih Pantas

Jika anda ingin mempersingkat proses (namun, anda mungkin tidak dapat menetapkan peraturan terperinci dengan cara ini), pergi ke peti masuk anda dan ikuti langkah-langkah di bawah: -

Langkah 1: Klik kanan pada mesej (dari orang pemerintahan anda ke pemetaan folder) dan pilih Buat Peraturan.

Langkah 2: Periksa kotak untuk mana-mana parameter yang anda mahu gunakan, pilih folder anda dan klik Ok.

Kesimpulannya

Ini adalah cara mudah untuk memastikan e-mel anda di Outlook lebih teratur. Juga, anda akan dapat memberi tumpuan kepada mel penting dengan mudah. Bermula dan anda akan tahu manfaatnya!