Pastikan E-Mail Umum Dapat Dijawab

Bagaimanakah perniagaan anda mengendalikan e-mel pertanyaan umum dan penjualan? Dalam banyak organisasi mesej ini pergi ke akaun e-mel yang dikongsi, seperti [email protected]. Menjawab mereka mungkin menjadi tanggungjawab mana-mana wakil syarikat.

Tetapi bagaimana anda memastikan bahawa syarikat anda segera menangani semua pertanyaan yang dihantar ke alamat e-mel yang dikongsi? Dalam dunia perniagaan pantas hari ini, membiarkan e-mel duduk terlalu lama tidak dijawab dapat mengeja perbezaan antara memenangi pesanan jualan dan kehilangannya. Dan bagaimanakah anda menghalang berbilang pekerja daripada membuang masa mereka (dan memberi pelanggan gambaran buruk tentang proses perniagaan anda) dengan menjawab pertanyaan yang sama?

Email Center Pro (ECP) dapat membantu. Ia adalah perkhidmatan berasaskan web baru untuk berkongsi mesej e-mel di kalangan rakan sekerja, yang boleh menambah komen pada mesej dan menggunakan templat atau berkolaborasi untuk menghasilkan respons yang tepat pada masanya.

Bergantung kepada cara anda menyiapkan sistem, perkongsian mesej mungkin mempunyai implikasi privasi. Dan ECP tidak direka untuk menggantikan e-mel perniagaan anda; ia berfungsi dengan perkhidmatan anda yang sedia ada untuk memastikan bahawa kakitangan anda tidak menjatuhkan bola dalam korespondensi elektronik.

Anda boleh menilai ECP menggunakan pelan yang disokong secara percuma dan iklan. Pelan berbayar bermula pada $ 19 sebulan.

Menggunakan Pusat E-mel Pro

Anda boleh mendaftar untuk akaun ECP dalam talian - dan membuat satu atau lebih peti mel - hanya dalam beberapa minit. ECP mengesyorkan agar anda menyalurkan mel ke perkhidmatan dengan menyediakan pengambilan POP dari peti mel tertentu (contohnya, [email protected]); tetapi jika anda lebih suka, anda boleh memajukan mel seperti yang di dalamnya, atau hanya memberikan alamat peti mel ECP anda (walaupun ini akan menghasilkan alamat yang clunkier - sesuatu seperti [email protected]).

Anda boleh gunakan perkhidmatan untuk akaun peribadi, sudah tentu, tetapi berbuat demikian akan menyebabkan e-mel individu itu tidak lagi swasta. Walau bagaimanapun, apabila pekerja sakit atau pergi bercuti atau cuti bersalin, menggunakan ECP untuk mengendalikan akaun mereka (mungkin dengan menghantar pesanan mereka ke ECP secara sementara) boleh membantu rakan sekerja mengambil kekurangan pada e-mel yang akan menafikan sehingga kakitangan tidak hadir kembali.

Selepas log masuk ke perkhidmatan dalam talian ECP, anda boleh melihat dan mencari semua mesej e-mel dalam akaun yang dilindungi, yang berjudul sejarah komunikasi pelanggan. Juga, untuk mencipta rekod yang lebih lengkap, anda boleh menghantar mesej yang lebih lama dan mesej penting dari akaun individu yang tidak dikendalikan oleh perkhidmatan.

ECP menggunakan SpamAssassin sebagai penapis antispam.

mesej baru kepada orang tertentu untuk susulan. Anda juga boleh mengatur untuk menghantar notifikasi mesej baru, dan anda boleh menjejaki respons untuk melihat berapa lama e-mel tidak terjawab - atau menambah nota ke thread e-mel dengan pelanggan, untuk berkongsi maklumat dengan pasukan anda.

Editor terbina dalam membenarkan anda membuat templat mesej tersuai, mengurangkan masa yang diperlukan untuk membuat tindak balas peribadi dan memperkenalkan tahap konsistensi dalam jawapan syarikat anda.

Folder pintar membolehkan anda mengatur e-mel anda dengan menapis kriteria anda nyatakan - seperti oleh subjek mesej atau e-mel yang diberikan kepada anda untuk respons.

Adakah Pusat E-mel Pro Kanan untuk Anda?

ECP berkembang daripada keperluan oleh pemaju perisian perancangan perniagaan Palo Alto Software untuk menguruskan e-nya sendiri yang lebih baik -mail. Syarikat itu mengatakan bahawa kerana ECP menggunakan infrastruktur Perkhidmatan Web Amazon, ia mempunyai tahap kebolehpercayaan yang sama seperti kedai Amazon.com.

Pelan percuma, disokong oleh iklan di pengirim e-mel, menyediakan simpanan 1GB, menerima 250 mesej e-mel nonspam setiap bulan, dan menampung lima pengguna dan dua peti mel. Rancangan berbayar tanpa iklan bermula pada $ 19 sebulan untuk penyimpanan 5GB, 2500 mesej e-mel bulanan, pengguna tidak terhad, dan lima peti mel; Pelan ini juga termasuk perkhidmatan untuk membuat sandaran data anda.

Kos pelan yang paling mahal ialah $ 149 sebulan untuk simpanan 30GB, 15,000 mesej e-mel bulanan, komunikasi SSL yang selamat, dan pengguna dan peti mel tanpa had.

ECP isn 't satu-satunya cara untuk menguruskan e-mel yang dikongsi. Saya membincangkan strategi kurang elegan (dan lebih murah) dalam lajur terdahulu. Sistem tiket tiket bantuan, seperti Cerberus Helpdesk, adalah satu lagi pilihan. Walau bagaimanapun, ECP mudah digunakan dan mudah didirikan bersama sistem e-mel anda yang sedia ada.

Syarikat itu juga telah membuat promosi untuk pembaca PC World: Memasuki

pcworld08

dalam kotak kod semasa pendaftaran Pelan Standard ($ 19 / bulan) akan memberi anda tiga bulan perkhidmatan percuma. Richard Morochove adalah seorang perunding IT dan penulis. Hantarkannya soalan tentang menggunakan teknologi dalam perniagaan bersaiz sederhana hingga sederhana anda yang dihubungkan melalui e-mel

. PC World boleh mengedit pertanyaan anda dan tidak dapat menjamin bahawa semua soalan akan dijawab.