Pejabat tanpa kertas terus mencemarkan kami

Sejak awal komputer peribadi ada ramalan masa depan semua digital di mana kertas itu sedikit tetapi memori yang jauh. Beberapa dekad kemudian, nampaknya kami telah membuat kemajuan ke arah "pejabat tanpa kertas", tetapi visi Utopian masih jauh.

Adobe, yang membeli syarikat tandatangan digital Echosign pada tahun 2011, menjalankan kajian untuk mengetahui bagaimana perkara-perkara sedang berjalan di jalan raya untuk semua dokumen digital masa depan kita. Kajian ini didasarkan pada data yang dikumpulkan dari kaji selidik dalam talian di kalangan 1051 pengurus A.S. yang merangka, menghantar atau menandatangani kontrak dan perjanjian di syarikat kecil, sederhana dan besar.

Laporan, "Kertas: Spesies yang terancam?" mendedahkan beberapa hasil yang menarik. Lebih separuh daripada responden, 51 peratus, percaya bahawa alur kerja digital menjadikan proses pengajuan dan pengurusan dokumen lebih mudah, dan 61 peratus mengatakan bahawa kerja secara digital memotong biaya. Hampir sepertiga merasakan bahawa alur kerja digital memberi mereka kelebihan dan membantu mereka memenangi perniagaan.

Adil cukup. Melihat infographic dari Adobe, angka-angka itu bersandar ke arah yang betul-walaupun tidak seperti yang saya harapkan selepas beberapa dekad janji pejabat tanpa kertas. Kemudian, kita mendapat kontrak. Hasil kajian adalah hampir sebulat suara (98

Adobe menyoroti hasil dari studi

peratus) bahawa kontrak sebenar atau dokumen undang-undang masih dilakukan menggunakan kertas-walaupun hampir tiga perempat berpendapat kehidupan akan lebih mudah jika kontrak dilakukan secara digital.

Sebagai seorang penganalisis bebas dan perunding saya dapat menjamin fakta bahawa kebanyakan syarikat masih bergantung pada kertas. Saya telah berada di kedua-dua belah kertas-vs-digital, dan saya boleh mengatakan dari pengalaman bahawa kontrak digital jauh lebih efisien.percent) bahawa kontrak sebenar atau dokumen undang-undang masih dilakukan menggunakan kertas, walaupun hampir tiga perempat berfikir Kehidupan akan menjadi lebih mudah jika kontrak dilakukan secara digital.

Biasanya, apabila saya bersetuju untuk bekerja dengan pelanggan, saya menghantar beberapa bahasa draf untuk digunakan sebagai kontrak. Pelanggan itu kemudian mengisi sebarang butir-butir yang hilang, dan menghantar dokumen itu semula secara amnya dalam bentuk fail PDF. Saya kemudian mesti mencetak fail PDF supaya saya boleh menandatanganinya, dan mengimbas dokumen yang ditandatangani supaya saya dapat mengembalikannya kepada klien. Kemudian, klien mesti mencetak versi yang ditandatangani saya, dan menandatanganinya sendiri supaya mereka boleh mengimbasnya dan mengembalikan kontrak yang telah lengkap kepada saya. Ia adalah proses membosankan yang membuang kertas pada kedua-dua hujung.

Saya juga bekerja dengan pelanggan yang menggunakan alat tandatangan digital. Saya menerima e-mel dengan pautan untuk "menandatangani" dokumen itu. Saya menandatangani kontrak secara digital, dan kami telah selesai dan bersedia untuk melakukan perniagaan. Tidak ada kucing, tidak rewel, dan tiada kertas yang sia-sia.

Bank adalah salah satu pesalah yang paling teruk. Ketika saya membeli kereta saya, dan ketika saya membeli rumah saya ada sepasang kertas yang digunakan. Mereka juga mahu menggunakan beberapa perkara kuno yang dipanggil mesin faks (lihat pada Wikipedia). Saya menandatangani dan menandatangani kertas yang cukup untuk mengambil hutan kecil hanya untuk menyelesaikan urus niaga.

Pejabat tanpa kertas? Kami membuat kemajuan lambat ke arah matlamat itu, tetapi kami jauh dari mencapai impian paip Utopian.