Penyelesaian Pejabat tanpa kertas Menyelamatkan Perkhidmatan Ambulans

Apabila responden pertama di Georgia- EMS Kebangsaan berasaskan kerja mereka, mereka menyelamatkan nyawa. Mereka juga menghasilkan gunung kerja kertas, yang semuanya mesti diuruskan dengan tepat dan disimpan dengan selamat untuk sekurang-kurangnya tujuh tahun. Penyimpanan semua dokumen ini adalah tugas yang besar, yang memerlukan syarikat itu menggunakan ruang gudang yang besar untuk menyimpan semuanya. Dan jam buruh terbuang dalam menyimpan dan menguruskan semuanya, dan mengambil semula dokumen-dokumen yang diperlukan, telah mengatasi kakitangan pejabat 12 orang.

Untuk mendapatkan semua dokumen ini di bawah kawalan, EMS Nasional dipanggil Penyelesai Masalah Komputer NRD. Kami menilai infrastruktur semasa syarikat dan menyediakan penyelesaian yang memudahkan proses mengurus semua dokumentasi ini semasa memenuhi keperluan yang ketat dari Akta Privasi dan Kemampuan Insurans Kesihatan dan peraturan kerajaan yang lain.

Overload Dokumen

Sehingga mereka dipanggil kami, EMS Nasional telah bekerja di luar kotak fail dan kabinet fail besar. Bilik fail dengan enam kabinet fail menegak digunakan untuk menyimpan fail, dan setiap beberapa bulan kabinet akan mengisi. Pada ketika itu, fail akan dipindahkan ke penyimpanan gudang jangka panjang, di mana mereka akan duduk selama tujuh tahun.

[Bacaan lanjut: Kotak NAS terbaik untuk streaming media dan sandaran]

Juga, kerana syarikat itu bekerja dengan Medicare dan Medicaid, mereka perlu membuat beberapa salinan dokumen untuk kegunaan dalam berbilang fail. Beberapa dozen kali sehari, pekerja perlu menarik fail sedia ada dari storan, yang mengambil masa kira-kira 15 minit untuk bangun, pergi ke bilik fail, cari fail, tarik, dan kembali ke meja mereka. Kami mengira bahawa mereka membazirkan kesetaraan dua pekerja sepenuh masa yang memetik fail setiap hari.

Kami datang dengan rancangan untuk menghentikan semua kertas ini mengalir dan memudahkan alur kerja syarikat, mengurangkan kos buruh, dan meningkatkan kecekapan.

Pengurusan Dokumen yang lebih Pintar

Perkara pertama yang perlu kita lakukan adalah menghapuskan pergantungan syarikat pada kabinet fail dan kertas. Untuk mendigitalkan semua dokumen, kami memasang pengimbas bermodel dua kali Kodak. Semua kakitangan pengebilan kini mempunyai pengimbas sendiri di meja mereka, dan dua pengimbas Kodak i1220 yang lebih besar sekarang terletak di pusat untuk kegunaan bersama. Pekerja jauh akan mempunyai pengimbas yang lebih kecil, juga, dan akan mengimbas secara langsung ke pelayan dari jauh.

Pada teras penyelesaian kami, kami mengerahkan Kabinet NG, sistem pengurusan dokumen untuk membantu mereka menghapuskan kertas bersama sambil menyediakan sistem yang didorong oleh audit yang membolehkan mereka lebih mudah mematuhi HIPAA dan peraturan lain. Kami memasang pelayan untuk mengendalikan beban ini, kerana permintaan terhadapnya akan terlalu tinggi untuk pelayan sedia ada syarikat. Pelayan baru ini juga akan melaksanakan peranan pelayan terminal supaya pengguna jauh boleh mengakses sistem tanpa mengalami sebarang kelewatan.

Kabinet NG juga mempunyai keupayaan untuk menarik maklumat dari sistem mereka yang sedia ada supaya kami mengesyorkan pilihan penyelaras dan retriever untuk diintegrasikan ia ke dalam program dan infrastruktur mereka yang sedia ada. Dengan cara ini, mereka akan dapat menarik fail yang mereka perlukan untuk pelanggan tertentu yang telah ditarik ke dalam perisian pengebilan mereka tanpa perlu mencari klien itu di CNG. Penyegerakan membolehkan sama ada import sekali sahaja atau penyegerakan berterusan pangkalan data sedia ada seperti perisian pengebilan mereka. Retriever membolehkan mereka untuk menghubungkan Kabinet NG ke program atau aplikasi web mereka yang sedia ada supaya apabila mereka menarik pelanggan dalam pengambilan program itu menarik dokumen-dokumen di CNG. Ini adalah kelebihan yang besar kerana ia membolehkan mereka mengintegrasikan pengurusan dokumen ke dalam program sedia ada tanpa menaikkan atau menggantikannya.

Kami juga mengesyorkan bahawa mereka memanfaatkan fungsi aliran kerja CNG untuk mengautomasikan beberapa tugas yang lebih biasa. Walau bagaimanapun mereka memindahkan kertas di sekitar pejabat sekarang boleh dilakukan secara elektronik. Aliran kerja baru membolehkan mereka untuk melaksanakan tugas-tugas penting dengan cepat, seperti mengarahkan semua helaian masa ke pengurus tunggal untuk mendapatkan kelulusan dan memindahkan seluruh folder kepada seseorang khusus untuk semakan. Rancangan aliran masa depan termasuk mengotomatisasi beberapa pembuatan dokumen dan mengalihkannya secara automatik kepada orang yang perlu meluluskannya atau mengeditnya seterusnya.

Untuk memastikan kos pelesenan dikawal, kami mencadangkan lesen Kabinet NG 20 kerusi dengan campuran pengguna yang dinamakan dan lesen pengguna serentak. Dengan cara ini, lisensi serentak dapat diberikan kepada banyak pengguna, seperti yang bekerja dalam perubahan yang berbeza.

The Payoff

Manfaat yang paling jelas dari penyelesaian kami ialah EMS Nasional akan dapat menghapus semua kertas itu dan kos yang berkaitan dengan menyimpannya. Pematuhan terhadap HIPAA dan peraturan lain akan lebih mudah untuk dijaga, dan mudah dijejaki. Dengan mengurangkan jumlah kertas yang mereka hasilkan, termasuk menyingkirkan mesin salinan tinggi yang mereka gunakan untuk membuat beberapa salinan untuk setiap fail, syarikat itu akan menjimatkan kira-kira $ 6,000 setiap tahun.

EMS Negara juga akan memperoleh kira-kira 80 jam buruh setiap minggu, kerana pekerja tidak lagi perlu membuat fail secara manual dan mengambil dokumen kertas. Sementara itu, ciri pengesanan elektronik di CNG akan meningkatkan akauntabiliti pekerja. Apa-apa dokumen kertas yang ada sekarang boleh diimbas dan dicabut. Selama beberapa tahun akan datang, syarikat akan dapat secara beransur-ansur menguasai ruang gudangnya sebagai arsip yang sedia ada mencapai tempoh penyimpanan tujuh tahun yang diperlukan.

Memenuhi Kelebihan

Doug Smith adalah pemilik dan pemilik Pemecah Masalah Komputer NRD, sebuah firma IT di Covington, yang berpusat di Georgia dengan lebih daripada 50 tahun menggabungkan pengalaman IT ke atas kakitangan. Bersama-sama, pasukan ini memegang lebih daripada 50 pensijilan standard industri, termasuk beberapa MCSEs. Hubungi mereka di 404-477-1302 atau melalui laman web mereka.

Untuk lebih banyak penyelesaian berteknologi dunia yang lebih nyata untuk perniagaan kecil dan menengah - termasuk perkhidmatan awan, virtualisasi, dan overhaul rangkaian lengkap - semak Audit Komputer PC World.

Jika anda adalah pembekal penyelesaian IT yang melayani pasaran perniagaan kecil dan menengah, dan anda ingin mengetahui bagaimana anda boleh menyumbang kepada PC World Tech Audit, hantar mel ke [email protected]. Kami sentiasa mencari lebih banyak bakat.

Tech Audit ditulis dan dihasilkan dengan kerjasama profesional IT di lapangan. Semua cadangan dan pendapat yang dinyatakan mewakili penilaian bebas daripada penulis dan tidak semestinya mencerminkan PC World atau kakitangan editorialnya.