Hemat Waktu dan Wang Dengan Alat Mesyuarat Dalam Talian

Jika anda seperti saya, anda mungkin tidak suka menghadiri mesyuarat perniagaan. Tetapi beberapa alat berasaskan Internet yang berguna telah timbul yang dapat membantu jadual kerja kumpulan dan menjalankannya dengan lebih berkesan. Semua alat di sini berfungsi dalam pelayar web yang paling popular, dan kebanyakannya boleh didapati secara percuma atau untuk yuran bulanan yang agak rendah. Cabarannya adalah untuk memahami alat mana yang sesuai dengan situasi tertentu, kerana tidak setiap pertemuan diadakan dalam keadaan yang sama.

Sync Multiple Calendars

Tentu saja situasi paling umum adalah mereka yang ingin menyinkronkan kalender bersama, seperti antara PDA seseorang dan desktop Microsoft Outlook, atau antara kalendar bos dan pembantu. Banyak perkhidmatan boleh membuat perkongsian perkongsian antara ahli pasukan kerja (atau bahkan antara ahli keluarga atau rakan) lebih mudah. Kedua-dua Google Calendar dan Kalendar Yahoo menawarkan penyegerakan kalendar percuma dan banyak produk lain - termasuk Calgoo's Connect, MobileMe Apple dan iTunes untuk komputer dan iPhone, NuevaSync, dan SugarSync - berfungsi dengan kedua-dua perkhidmatan. BusySync dan Spanning Sync juga boleh menyegerakkan kalendar iCal Apple dengan Kalendar Google.

Tetapi perkhidmatan penyegerakan ini tidak berfungsi dengan betul. Sebahagian daripada masalah ini ialah kebanyakan kalendar dalam talian dan produk penjadualan menggunakan e-mel untuk pemberitahuan peristiwa dan jemputan, dan sukar untuk pelbagai program kalendar untuk mengenali atau bertindak pada mesej e-mel tersebut dalam apa-apa cara yang konsisten. Isu lain ialah jika anda mendapat e-mel dari program kalendar dengan URL tertanam, perkhidmatan antispam korporat anda mungkin menyekatnya. Dan dalam keadaan lain, dua orang di dua pelayan Microsoft Exchange yang berbeza mungkin ingin menjadualkan mesyuarat umum - mungkin untuk menyambung kedua kalendar Exchange supaya mereka menyegerakkan dengan akaun Kalendar Google yang sama, tetapi boleh menjadi rumit. Satu penyelesaian yang berpotensi untuk masalah terakhir ialah menggunakan MailShadow Cemaphore untuk Google Apps untuk menyegerakkan pelayan Exchange dengan Kalendar Google; Perisian ini berharga $ 60 per e-mel akaun setiap tahun.

[Bacaan lanjut: Perkhidmatan penstriman TV terbaik]

Satu perkara yang baik untuk kalendar Google Calendar dan Yahoo adalah melakukan menghantar peringatan e-mel tentang berulang mesyuarat ke koleksi alamat. Selagi anda memasukkan alamat yang betul, fungsi ini berfungsi dengan baik.

Biarkan Pelanggan Menetapkan Pelantikan

Papan pemuka TimeDriver menunjukkan status pelantikan anda.

Bagaimana jika anda mahu pelanggan anda atau mana-mana orang lain tidak digunakan oleh syarikat anda untuk menempah masa anda secara langsung? Dalam masa lalu yang lalu, setiausaha pelantikan akan bertanggungjawab atas kalendar bos dan akan menetapkan masa mesyuarat dengan pensil dan kertas. Kini, anda boleh menunjuk kepada pelanggan dan rakan sekerja luar untuk melayari laman web penjadual diri, seperti HourTown atau TimeDriver. Laman-laman web ini boleh memaparkan masa lapang dan sibuk kakitangan anda, serta apa-apa masa "inventori" yang ada untuk pelantikan. Mereka juga menghantar pemberitahuan e-mel, dan mereka tidak memerlukan perisian khas di luar pelayar web untuk mengesahkan pelantikan. Anda boleh dengan mudah menyesuaikan jadual apabila anda keluar dari bandar atau tidak juga tersedia. Kedua-dua perkhidmatan ini tersedia untuk kos yang munasabah: TimeDriver mempunyai percubaan 90 hari percuma dan $ 30 setahun selepas itu; HourTown menawarkan tiga pelan yang berbeza, termasuk satu percuma yang membolehkan dua tempahan bulanan.

Mengadakan Masa Mesyuarat Biasa atau Jadual Peralihan

Pada SetMeeting, ia agak mudah untuk menganjurkan mesyuarat di kalangan peserta dari syarikat yang berbeza.

Bagaimana dengan situasi di mana anda ingin mengatur masa mesyuarat bersama untuk orang yang datang dari syarikat yang berbeza? Penganjur mesyuarat boleh menghantar pemberitahuan e-mel dengan satu siri masa lapang yang mungkin, dan minta setiap peserta untuk menyemak mana masa kerja mereka. Tetapi jika anda pernah cuba menganjurkan jenis pertemuan ini, anda tahu berapa cepat anda dapat dikebumikan di bawah semua respons e-mel.

Perkhidmatan percuma SetMeeting.com (dari Agen Mesyuarat) dan Doodle berguna dalam hal ini. Kelemahan terbesar SetMeeting.com ialah apabila anda memulakan proses ia tidak membenarkan anda mengubah lokasi mesyuarat tanpa membatalkan dan bermula dari awal. Doodle, yang kurang canggih dan mempunyai ciri-ciri yang kurang, adalah lebih banyak peranti pengundian untuk membantu anda mencari masa yang sama;

Schedulefly juga mempunyai aplikasi Facebook, jadi anda boleh mengintegrasikan kalendar peralihan anda di sana.

Keadaan lain mungkin melibatkan, katakan, sebilangan besar pekerja pergeseran atau sukarelawan yang ada waktu yang anda mahu menyelaraskan. Walaupun ini tidak benar-benar masalah penjadualan mesyuarat, ia boleh menjadi tugas yang memakan masa jika anda cuba untuk menangani secara manual atau cuba membuat pengaturan melalui banyak e-mel yang bersambung. Perkhidmatan berbayar Schedulefly dan Shiftboard direka untuk tujuan ini. Bekas itu dibangunkan untuk kakitangan restoran, sementara yang pertama pada asalnya dibina untuk pasaran penjagaan kesihatan. Keduanya telah mengembangkan fokusnya, dan dapat berjalan di mana-mana pelayar Web. Schedulefly bermula pada $ 20 sebulan untuk sehingga 19 pengguna; Shiftboard bermula pada $ 50 sebulan untuk lima log masuk unik. Yuran naik untuk kumpulan yang lebih besar. Schedulefly mempunyai plug-in Facebook juga, jadi anda boleh menyelaraskan dan mengumumkan masa peralihan di sana.

Kirim Keluar Peringatan Perjalanan ke Rakan-rakan Far-Flung

Halaman utama Tripit menunjukkan perjalanan anda yang akan datang dan siapa yang akan bepergian berhampiran bandar anda.

Perkhidmatan yang agak luar biasa adalah yang ditawarkan oleh Tripit.com. Idea di sebalik laman web ini adalah untuk anda menyusun urusan perjalanan anda dan menggunakan ciri rangkaian sosialnya untuk memberitahu rakan sekutu dan teman anda apabila perjalanan anda akan membawa anda ke kawasan kejiranan mereka, atau untuk mengetahui apabila mereka berada di leher anda di hutan. Sudah tentu, penetapan itu bermakna menghantar lebih banyak undangan ke rangkaian sosial yang lain, dan mendapatkan sebanyak mungkin orang (atau sekurang-kurangnya yang anda mahu lihat secara bersemuka) untuk menyertai bulatan Tripit anda. Tetapi sebaik sahaja anda mempunyai rangkaian kawan anda, memberitahu mereka mengenai perjalanan anda agak mudah: Anda hanya menghantar pengesahan e-mel untuk tempahan syarikat penerbangan atau hotel anda ke alamat khas ([email protected]), dan tapak akan secara automatik dihuraikan maklumat dalam pengesahan, mengetahui siapa yang sedang dalam perjalanan, dan siarkan perjalanan perjalanan anda ke rangkaian anda. Perkhidmatan ini juga percuma, dan ia boleh diintegrasikan dengan rangkaian LinkedIn anda supaya anda tidak perlu memasang rangkaian pemberitahuan anda dari awal.

Seperti yang anda dapat lihat, semua jenis perkhidmatan berasaskan Web dapat membantu anda menjadualkan dan menyelaraskan mesyuarat peribadi anda dengan lebih berkesan. Sekarang jika hanya seseorang yang akan mengembangkan perkhidmatan yang dapat memberitahu semua orang bahawa anda berjalan 10 minit lewat untuk pelantikan anda!