Gunakan Microsoft FindTime untuk menjadualkan mesyuarat lebih pantas pada Outlook

Mencari masa terbaik untuk pertemuan dengan rakan sekerja pejabat anda sering bukan pekerjaan yang mudah. Anda harus terlebih dahulu bertanya kepada mereka tentang masa yang sesuai dan kemudiannya sama dengan jadual anda untuk tiba pada masa yang paling sesuai untuk semua. Tugas menentukan masa untuk bertemu adalah agak mudah jika mereka adalah orang yang lebih rendah sebagai peserta, tetapi bagaimana pula jika mesyuarat memerlukan lebih ramai orang. Kerja ini hanya menjadi sangat sukar dengan beberapa yang tidak ada atau orang yang jatuh kerana pelbagai sebab. Semua proses ini membuat anda melabur banyak masa produktif anda, bukan!

FindTime adalah aplikasi yang boleh membantu anda menjadualkan mesyuarat dengan lebih cepat. Tambahan untuk Microsoft Outlook , FindTime membantu anda membuat keputusan pada waktu mesyuarat dengan mudah dengan pendekatan sistematik dan juga tanpa banyak penglibatan anda. Aplikasi ini secara automatik mencadangkan anda hari dan masa yang terbaik untuk orang yang diperlukan untuk menghadiri mesyuarat. Oleh itu, membantu anda mencapai masa konsensus dengan mudah. Baca di bawah untuk mencari cara untuk menjadualkan mesyuarat dengan lebih pantas.

FindTime for Outlook

FindTime memotong masa penganjuran. Sebagai Penganjur, anda mencadangkan waktu yang anda pilih untuk semua peserta dan membenarkan semua orang untuk mengundi. Apabila terdapat konsensus yang dilakukan melalui pengundian, FindTime menghantar jemputan mesyuarat bagi pihak anda, dan dengan itu menghapuskan masa yang biasanya anda perlu melaburkan menyelaras dengan orang dan tiba pada masa terbaik untuk semua.

Untuk mula menggunakan FindTime

Langkah 1

Langkah pertama adalah untuk memasang FindTime dan untuk melakukannya, anda wajib mendaftar masuk ke akaun Office 365. Sebaik sahaja anda log masuk, anda boleh memasang FindTime dari gedung Office. Setelah dipasang, mulakan semula Outlook dan anda boleh melihat ikon FindTime yang terletak di sudut kanan atas skrin Outlook. Perhatikan perbezaan penampilan pada Outlook 2013, Outlook 2016 dan Outlook pada Web yang ditunjukkan di bawah.

Pada Outlook 2013

Pada Outlook 2016

Pada Outlook pada web

Nota: FindTime hanya boleh diakses pada Outlook

Langkah 2

Jadi setelah menubuhkan App, kini anda boleh menulis e-mel baru atau membalas e-mel yang sedia ada untuk menjadualkan mesyuarat.

Sebagai contoh, jika anda ingin membuat pertemuan dengan orang yang disenaraikan dengan membalas e-mel yang sedia ada. Klik pada "Balas dengan Undian Mesyuarat".

Panel terbuka di mana anda boleh menetapkan waktu durasi mesyuarat. Bahagian tengah dan bawah panel membolehkan anda melihat jadual orang yang ingin anda jemput untuk mesyuarat. Di sini anda boleh memilih slot masa yang banyak dan menghantarnya kepada orang yang terlibat meminta mereka untuk mengundi.

Status orang diwakili oleh warna-warna yang berbeza dan berdasarkan yang sama, anda boleh menentukan slot pertemuan yang paling sesuai untuk semua.

Klik pada "Seterusnya" dan anda melihat slot dan tab masa tersenarai seperti "lokasi mesyuarat". Anda kini bersedia membuat jemputan. Klik "Masukkan e-mel" untuk membuat jemputan.

Langkah 3

Setelah membuat jemputan, klik "hantar" pada tetingkap peti masuk mesej anda untuk membolehkan orang mula mengundi pada slot masa yang telah anda pilih. Setiap orang yang dijemput dapat melihat undian dalam talian mengenai siapa yang mengundi pada masa itu. Anda juga boleh mengetahui orang lain tentang slot kegemaran anda.

Sebaik sahaja undian berada, jemputan itu mendapat jadual dan mesyuarat anda telah ditetapkan. Penganjur juga mendapat e-mel mengenai pengesahan jemputan.

Nota: Di sisi penerima, mereka hanya memerlukan alamat e-mel untuk menerima jemputan dan akses internet anda untuk mengundi di laman web FindTime. Juga, mereka boleh mengundi dari mana-mana peranti yang mereka inginkan.

Klik di sini untuk mula menggunakan FindTime dan beritahu kami jika anda suka aplikasi baru ini dari Microsoft.

Sumber Imej: Microsoft.